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Absentéisme : une "bourse aux remplacements" sur smartphone pour mieux répondre aux absences imprévues

PARIS, 12 mai 2015 (Direct Hôpital) – La société Whoog a lancé une plateforme mobile de gestion des remplacements qui permet aux établissements de santé de trouver rapidement des professionnels volontaires en cas d'absence non planifiée.

Spécialisée en développement d’applications de gestion de crise, Whoog a développé cette plateforme afin de permettre à chaque établissement de santé (CHU, clinique) de gérer l'absentéisme grâce à la mise en place d’une bourse aux remplacements avec les salariés et vacataires volontaires.

En répondant simplement à quatre questions, le cadre de service définit le poste à remplacer et l'application diffuse automatiquement le message aux salariés qui se sont déclarés volontaires et disponibles. 

Lancée il y a un an, l'application avait pour but de faciliter la constitution d'équipe dans le cadre de plans blancs. Elle a été déployée dans ce sens au Pôle santé Saint Jean, à Cagnes-sur-Mer (Alpes-Maritimes), en juin 2014. "Mais plutôt que la gestion de plans blancs, nous nous sommes rendus compte que le principal usage était les remplacements quotidiens", témoigne Guerric Faure, cofondateur de Whoog.

Suite à ce retour d'expérience et à des discussions avec le CHRU de Montpellier, qui a adhéré au dispositif en avril, la société a réorienté la solution vers la gestion de l'absentéisme.

"Le secteur de la santé est particulièrement touché par cette problématique", explique Guerric Faure. "Le taux d'absentéisme le plus bas que nous connaissions est celui du Pôle santé Saint-Jean, où il est de 5%, mais nous avons vu des établissements où il atteint 13%", précise-t-il.

Or, pour pallier ces absences imprévues, les responsables de service n'ont d’autre solution que de faire appel en urgence aux salariés en repos, aux vacataires du pôle et parfois aux intérimaires. "Cela leur demande un temps monstrueux", souligne l'entrepreneur. Il ajoute que les responsables ont tendance "à appeler toujours les quatre-cinq mêmes personnes" avant de contacter des agents pas forcément volontaires pour effectuer des remplacements. "Cela peut créer des tensions".

"Notre système permet de mutualiser les forces, en faisant appel à un agent volontaire d'un autre service ou d'un autre site", ajoute Guerric Faure. 

Concrètement, après le déploiement de la solution, les salariés volontaires s'y inscrivent et précisent s'ils sont disponibles ou non. Ils peuvent ensuite accéder à un listing des besoins de l'établissement, "un peu comme une mini-centrale d'intérim". En cas d'urgence, les responsables de service peuvent aussi envoyer une alerte sur les téléphones des volontaires.

Au Pôle santé Saint-Jean, neuf mois après le début de l'expérimentation, 42% du personnel s’est inscrit à la bourse aux remplacements. A chaque demande lancée, le taux de réponses -positives ou négatives- est en moyenne de 75%. "Le taux de réponse élevé, même quand elles sont négatives, est important pour l'établissement, car il permet de savoir que l'information est passée et qu'il n'y a pas d'autre choix que de faire appel à l'intérim", explique Guerric Faure.

Plus d'un tiers du personnel du pôle santé ouvre l'application tous les jours pour vérifier les missions disponibles, précise Alexandra Cittadini, directrice administrative et financière du groupe.

La solution Whoog a été déployée fin avril à l'hôpital privé La Casamance, à Aubagne (Bouches-du-Rhône). "En 48h, 40% des salariés se sont inscrits", précise Guerric Faure. Sur la première semaine d'utilisation, toutes les missions envoyées ont trouvé preneur.

Le CHRU de Montpellier est le troisième adhérent au dispositif. Le déploiement de la solution aura lieu ce mois-ci auprès de ses 11.000 professionnels de santé.

mb/ab

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