Cette "numérisation transactionnelle" se développe fortement. Avec une croissance de 27% en 2014, il s'agit du segment qui se développe le plus vite dans l’industrie de l’imagerie documentaire, indique la société Kodak Alaris, l'un des leaders du marché de la gestion électronique des documents (GED) et de la dématérialisation en France.
Cette thématique a une importance particulière pour les établissements de santé, explique Aline Saponara, "sales manager" chez Kodak Alaris Document Imaging. "La prise en charge d'un patient, en entrée ou en sortie d'un établissement de santé, doit se focaliser sur la raison de sa venue, pas sur l'enregistrement de pièces justifiant de son identité", souligne-t-elle.
"L'enregistrement des documents doit être de l'ordre de la formalité et ne représenter qu'une petite partie de l'entretien", ajoute-t-elle.
Actuellement, lorsque les agents ont rassemblé l'intégralité des documents papier (pièce d'identité, carte Vitale, ordonnance, etc.), il leur arrive de quitter le guichet pour se rendre à un scanner ou à un photocopieur mis à la disposition du service. "L'usager est laissé seul avec ses questions et sans ses documents, dont certains peuvent être, en outre, particulièrement confidentiels. C’est une situation fort dommageable à un moment clé où l’accompagnement de l’interlocuteur est indispensable", explique Aline Saponara.
La numérisation transactionnelle consiste simplement à installer un petit scanner sur le guichet. Pré-réglé, il permet à l'agent d'accueil de scanner les documents en quelques secondes d'un seul geste, sans quitter son poste. Les documents sont ensuite indexés dans le dossier patient et peuvent le suivre durant tout son parcours de soins.
"Le conseiller peut ainsi poursuivre la discussion tout en procédant à la numérisation et rendre les documents dans la foulée, sans risque de perte et de détérioration", indique la "sales manager". Les appareils utilisés doivent être silencieux et capable de numériser une dizaine de documents en quelques secondes, ajoute-t-elle.
A l'heure ou de plus en plus d'hôpitaux offrent à leurs usagers la possibilité de prendre des rendez-vous en ligne, il est possible de créer des passerelles entre les logiciels de Kodak Alaris et les logiciels métiers de l'hôpital (prise de rendez-vous, pharmacie, comptabilité, etc.), précise Aline Saponara.
Kodak Alaris a déployé cette solution dans plusieurs hôpitaux et cliniques français, indique-t-elle. Un centre hospitalier du sud de la France vient d'installer une soixantaine de scanners: "il est encore un peu tôt pour calculer le gain en temps de personnel, mais les retours montrent une amélioration de la relation entre l'accueillant et le patient", indique la responsable commercial.
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