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Achats et GHT: le guide de la fonction achat est en phase de relecture

Crédit: Fotolia/artem_ka
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Le guide de la fonction achat, élaboré dans le cadre de la constitution des groupements hospitaliers de territoire (GHT), est à la relecture de nombreux experts et professionnels concernés, a indiqué Anne-Marie Armanteras de Saxcé, directrice générale de l'offre de soins (DGOS) à l'APM.

Elle ajoute que la DGOS attend de savoir ce qui se dégage des quatre groupes de travail sur les ressources humaines avant de le finaliser complètement.

Plusieurs outils prévus pour mettre en place cette fonction achat

La création des GHT est inscrite dans l'article 107 de la loi de modernisation de notre système de santé. Cet article stipule que l'établissement support du GHT assure notamment "la fonction achat" pour le compte des établissements parties au groupement. Cette disposition doit entrer en vigueur au plus tard le 1er janvier 2018, rappelle-t-on.

Cette fonction sera chargée de l'élaboration de la politique et des stratégies d'achat de l'ensemble des domaines en exploitation et en investissement; de la planification et la passation des marchés; du contrôle de gestion des achats; des activités d'approvisionnement (sauf de l'approvisionnement des produits pharmaceutiques).

Selon le décret sur les GHT, publié le 29 avril, chaque groupement doit également élaborer un plan d'action des achats, pour le compte des établissements parties, au plus tard le 1er janvier 2017.

Dans ces perspectives, la DGOS, en particulier les membres du Programme de performance hospitalière pour des achats responsables (Phare), ont lancé l'élaboration de plusieurs outils (guide, note et kits) pour aider les acteurs de l'achat, a expliqué son responsable, Raphaël Ruano, lors des journées organisées par l'Association française des ingénieurs biomédicaux (Afib) à Nantes du 21 au 23 septembre.

Le contenu du guide de la fonction achat

Il a indiqué que le guide de la fonction achat, d'environ 220 pages, fera des recommandations sur "le scénario cible" à atteindre et sur "les méthodologies et les modalités opérationnelles" de mise en place de cette fonction pour gérer la transition entre la situation actuelle et le scénario cible.

Il comprendra aussi deux autres parties, plus courtes, sur les outils du système d'information achat (SI-achat) et sur les principales interfaces entre les groupements régionaux et la fonction achat.

Lors de son intervention aux Journées de l'Afib, il a expliqué que la transition vers la fonction achat nécessitera un travail en "mode projet", articulé autour de six phases.

Les GHT et les établissements devront notamment analyser la situation actuelle de leurs achats et établir une cartographie des métiers. Ils devront aussi définir l'organisation cible de la fonction achat et son animation -à considérer de manière transversale- dans le cadre du plan d'action des achats à élaborer.

Une cartographie et un vocabulaire commun

Outre le guide de la fonction achat, la DGOS s'apprête à publier une note descriptive de la cartographie achat qui aura pour but premier de fournir "un vocabulaire commun", a précisé à l'APM Raphaël Ruano.

Elle aura aussi pour objectif de permettre aux fonctions achat d'automatiser le traitement de leurs données puis de faire des tableaux de bord (sur la base de codes comptables par segment et de codes de nomenclature des catégories homogènes d'achat). Cette automatisation fera d'ailleurs l'objet d'une instruction ministérielle, a indiqué Raphaël Ruano.

Cette cartographie présentera une structuration des achats en quatre niveaux: famille d'achat, domaine, catégorie et segment.

Les 10 familles d'achats définies dans ce cadre (et qui ont donné lieu à autant de groupes de travail) sont: les médicaments, les dispositifs médicaux, l'informatique, le biomédical, les prestations générales et hôtelières, les travaux-infrastructures-énergie, la restauration, les laboratoires de biologie et les transports, et les équipements non médicaux.

Chaque famille se décline ensuite en domaines, catégories et segments (4.500 au total).

La cartographie précise également à quel niveau géographique les achats pourront, par segment, être effectués (national, régional ou local). Par exemple, les défibrillateurs ou stimulateurs cardiaques resteront traités au niveau local, tandis que les prestations de collecte et de traitement des déchets alimentaires et ordures ménagères (DAOM) pourront l'être au niveau régional et les systèmes d'impression le seront au plan national. Dans ce dernier cas, le recours aux centrales nationales (UniHa, Resah et Ugap) sera recommandé.

Elle a été élaborée entre mi-avril et mi-juin par un total de 133 professionnels, a souligné le responsable de Phare.

Trois kits et un référentiel unique également en préparation

La DGOS compte également publier un kit méthodologique d'élaboration des plans d'action des achats de territoire (PAAT), un autre kit sur la mise en oeuvre d'indicateurs de pilotage de la fonction achat et un kit descriptif des fonctionnalités des outils du SI-achat (pour fin 2016 ou début 2017).

Elle prépare aussi un "référentiel achat unique" à destination des GHT qui devrait comprendre une douzaine de notes descriptives dont cinq à parution fin 2016 (sur la politique d'achat, la méthodologie d'élaboration des stratégies, les processus achat, le processus de pilotage de la fonction achat ou encore le contrôle de gestion).

Les GHT, qui comprennent entre deux et 10 établissements membres, sont assez hétérogènes, observe Raphaël Ruano. D'où l'importance de convenir d'une méthode commune, justifie-t-il.

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