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Achats hospitaliers : la dématérialisation à marche forcée

PARIS, 11 juillet (Direct Hôpital) – Les marchés publics dématérialisés seront généralisés d'ici 2016. Ils permettent de réduire la charge de travail sur des tâches à faible valeur ajoutée et doivent entraîner une baisse des coûts de 5%.

La dématérialisation va se renforcer dans les années à venir puisque les marchés publics électroniques doivent devenir la règle dans l'Union européenne, mi-2016 au plus tard. La Commission européenne a présenté le 26 juin une proposition de directive allant dans ce sens. Elle doit être transmise au Conseil des ministres et au Parlement européen pour adoption, avec une entrée en vigueur au second semestre 2014 dans les différents Etats membres.
 
"En 2016, les centrales d'achats devront être en capacité de recevoir des offres électroniques, et cela s'appliquera à toutes les collectivités en 2018. Les établissements de santé vont donc être rapidement dans l'obligation de dématérialiser leur chaîne d'approvisionnement", a expliqué Thierry Amadieu, trésorier de Open Peppol France et consultant Cartena, lors d'un colloque organisé le 3 juillet à l'université d'été de la e-santé, à Castres (Tarn).
 
La prise de commande, la facturation et les catalogues électroniques devront devenir la règle. Afin de faciliter la transition, l'Union européenne travaille sur un standard permettant aux différentes plateformes de communiquer entre elles : PEPPOL (Pan-European Procurement Online). Cela permettra aux établissements de santé de connecter sans encombre les 60 à 100 applications diverses qu'ils utilisent régulièrement (et dont la moitié contient un référentiel produits) aux 400 centrales d'achats référencées.
 
PEPPOL prend aussi la forme d'un réseau sécurisé permettant le transfert des catalogues électroniques, des commandes et des factures.  "L'intérêt de ce réseau est d'offrir une capacité de raccordement simple de tous les établissements de santé et des opérateurs économiques, pour éviter les coûts qui apparaissent souvent lorsqu'on se raccorde à une plateforme d'e-procurement", a expliqué Thierry Amadieu. Le CHRU de Montpellier, le groupe B. Braun et Cartena testent déjà ce service. D'autres établissements pilotes vont être mis en production. 
 
Pour Franck Noguero, responsable des relations et marchés hospitaliers des Laboratoires Pierre Fabre, la dématérialisation "réduit le temps passé sur les commandes et le risque d'erreur". Les échanges sur les produits se font aujourd'hui avec des fichiers Excel, fastidieux à remplir. Avec la dématérialisation, les fiches produits se mettent automatiquement à jour durant toute la durée de l'appel d'offres.
 
Outre le simple gain de papier, les catalogues électroniques permettront aussi de faciliter les relations entre les différentes entités concernées. Le Trésor public a accepté fin juin qu'ils puissent servir d'avenants aux contrats en cas de réactualisation des prix.
 
Lors d'Hopipharm, le congrès organisé par le Syndicat national des pharmaciens des établissements publics de santé (Synprefh) fin mai à Lyon, les pharmaciens hospitaliers avaient aussi été encouragés à passer leurs appels d'offres de manière dématérialisée.
 
Franck Rozé (Bristol-Myers Squibb, BMS), représentant le Leem (Les entreprises du médicament), avait néanmoins déploré parmi les points négatifs "trop souvent l'obligation de rematérialiser l'acte d'engagement et ses annexes, ce qui a un impact juridique (car alors, la date peut être dépassée)", "des réactions de comptables non satisfaisantes", l'absence d'obligation pour la direction générale des finances publiques (DGFIP) par rapport aux trésoriers payeurs généraux (qui n'acceptent pas toujours les pièces électroniques), et pas ou peu de certificats de signature du côté du pouvoir adjudicateur.
 
Il s'était félicité qu'il existe des hôpitaux volontaires qui commencent à exiger la dématérialisation dans les réponses aux appels d'offres. "C'est une bonne chose, il faut aller de l'avant en précisant que la candidature sera rejetée si le dossier utilise le papier", avait-t-il commenté.
 
Il existe des textes en ce sens. Depuis le 1er janvier 2012, le pouvoir adjudicateur ne peut plus refuser une offre dématérialisée pour une procédure supérieure à 90.000 euros. Un arrêté du 15 juin 2012 autorise la signature électronique dans les marchés publics.
 
Pour lui, les gains seront importants en photocopies, frais d'envois, tampons encreurs, ainsi qu'indirectement sur la productivité et l'efficience. "Cela permet de supprimer des tâches sans valeur ajoutée et de réallouer du temps gagné pour d'autres fonctions. Le gain se verra aussi sur l'archivage car on peut retrouver très vite un dossier par rapport au papier", a-t-il ajouté.
 
L'impact financier est aussi non négligeable : tous secteurs confondus, la dématérialisation ferait baisser le coût des achats de 5%, soit 100 milliards d'euros économisés en Europe sur les 2.000 milliards d'euros d'achats publics. /mb/sl
 

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