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Achats hospitaliers: 92% des délégations de signature seront formalisées au 1er janvier 2018 (étude EHESP Conseil)

MONTROUGE (Hauts-de-Seine), 12 décembre 2017 (TecHopital) - Les délégations de signature pour les achats au sein des groupements hospitaliers de territoire (GHT) seront formalisées au 1er janvier 2018 pour 92% des établissements ayant répondu à une étude d'EHESP [Ecole des hautes études en santé publique] Conseil, dont les résultats ont été présentés le 7 décembre lors des Journées de l'achat hospitalier organisées par le Réseau des acheteurs hospitaliers (Resah) à Montrouge.

Cette étude sur la mise en place de la fonction achat mutualisée a été commandée par Resah.

Elle analyse les réponses de 99 établissements (64 parties et 35 supports) consultés en novembre dans le cadre d'une enquête en ligne quantitative envoyée par email (questionnaires différents entre les établissements supports ou parties). Elle se fonde aussi sur des entretiens individuels avec un panel d’établissements (10 parties et 11 supports), dans une vingtaine de GHT couvrant l’ensemble du territoire.

Les résultats montrent que la mise en place de cette fonction achat commune a été concertée dans 92% des cas, avec comme priorités la sécurisation des procédures (87%), la mutualisation et la massification des achats (80%) et la définition des marchés (45%).

Près de la moitié des répondants avaient élaboré en novembre un calendrier de convergence des marchés. L’échéance des marchés actuels ne permettra en effet qu’une démarche progressive. Aucun établissement n'a ainsi identifié une convergence pour 2018, 7% des établissements interrogés évoquant 2019, 68% se plaçant à l'horizon 2020 et 25% après 2020.

Une stratégie pour éviter les ruptures de marchés après le 1er janvier 2018 a été définie par 40% des répondants.

Les établissements ont fait le choix d’un schéma partiellement décentralisé à 60%, centralisé à 26% et décentralisé à 14%.

S’agissant de la délégation de signature, 92% des répondants ont déclaré que les délégations seraient formalisées au 1er janvier 2018. Ils sont 36% à avoir fait le choix d’une délégation limitée en montant, 12% limitée en périmètre et 16% limitée aux achats de l’établissement partie.

Au niveau juridique, le guide méthodologique a parfois suscité des difficultés d’interprétation pratique et des questions restent en suspens sur la délégation de signature ainsi que sur le choix du référent achat et celui de son périmètre et du montant associé.

Un plan d'action achats de territoire (PAAT) a été élaboré par 68% des répondants. Les instances et les procédures sont en cours de structuration, avec un comité ou une procédure mis en place par 70% des répondants pour le recueil des besoins, 72% pour la validation des stratégies d’achat et 39% pour le recueil des problèmes d’exécution des marchés.

Les pistes de réussite remontées par les établissements portaient sur la responsabilisation des établissements parties pour des segments achats déterminés en fonction des expertises existantes et une plus grande intégration des apports pour faciliter la coopération entre établissements.

Des coûts supplémentaires attendus à court terme

Les avantages de la fonction achat mutualisée mis en avant sont la professionnalisation et la montée en compétence, une plus grande sécurisation juridique et une meilleure coopération entre les acteurs au sein du GHT et au-delà des gains d’efficience. Les difficultés portent notamment sur le calendrier contraint, le cadre juridique encore fragile, un risque de non-coopération au sein du GHT et des disparités de maturité de la fonction achat entre établissements.

Les résultats mettent en lumière une volonté de mutualiser les ressources humaines qui professionnalisent la fonction achat tout en impliquant l’ensemble du personnel du GHT, pour "éviter le sentiment de perte de pouvoir".

Un organigramme a été validé dans 61% des établissements et 46% ont réalisé des fiches de postes.

A court terme, les répondants s'attendent à des coûts supplémentaires en raison du coût d’amorçage. L'étude évoque des recrutements estimés entre 1 et 10 équivalents temps plein (ETP) dans 42% des cas, de 11 à 15 ETP dans 23% des cas et de 16 à 20 ETP pour 8%. Cette estimation a suscité des interrogations lors des questions avec la salle, il a alors été précisé qu'il s'agissait de recrutements pour l'établissement support mais qui pouvaient provenir d'une réorganisation interne au GHT.

Des coûts restent à chiffrer comme l’acquisition d’un système d’information compatible entre les établissements ou le recours à un cabinet privé pour accompagner la mise en place de la fonction achat commune.

A long terme, 40% des établissements attendent des gains générés par la massification. Toutefois un établissement sur 5 ne compte pas sur de tels gains car il a déjà massifié ses achats (11%) ou déjà eu recours à une centrale d’achats (22%). L'étude montre que 17% craignent une augmentation du coût d’achat en raison de la complexification.

S’agissant du contrôle de gestion de la fonction achat de territoire, elle est en cours d’élaboration avec la nomination d’un contrôleur de gestion territorial dans la majorité des cas (54%), souvent rattaché à la fonction achat (67%) mais avec un faible lien (21%) avec le contrôle de gestion financier des établissements.

Des indicateurs achats ont été définis dans 46% des cas: 90% sur le gain achat par an par segment d’achat, 64% sur le taux de marchés mutualisés, 55% sur le volume d’achat de l’année par segment d’achat et 45% sur le nombre de marchés passés au cours de l’année.

Des limites techniques et géographiques

Parmi les limites techniques, les établissements ont cité l’absence d’un SI commun (réflexion en cours dans 89% des établissements). Plus de la moitié (55%) estiment que la solution de l’établissement support n’a pas vocation à être généralisée.

Des limites géographiques et locales sont aussi évoquées, liées à la distance entre établissements et à la dispersion de la fonction achat dans les établissements parties, ce qui complexifie l’harmonisation des besoins exprimés.

La majorité des établissements (61%) considèrent que la fonction achat commune est un levier vers la mutualisation d’autres fonctions support, avec 9 établissements sur 10 encore en cours de réflexion sur les fonctions logistiques. Les idées les plus souvent évoquées concernent la mutualisation de la reprographie, des cuisines, des garages, du laboratoire ou de la blanchisserie.

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