Une question ? Appelez le 01 48 06 54 92

 

TecHopital.com

 

https://www.ja-sante.fr/
http://www.canyon.fr/

Archivage des dossiers médicaux : les grands avantages des microfiches

PARIS, 1er août (Direct Hôpital) – Le stockage sur micro-fiches des dossiers médicaux permet de réduire drastiquement l'encombrement des archives. Il permet aussi de conserver les avantages du stockage physique sur site : accessibilité à tout moment et sans surcoût.

La comparaison est impressionnante. D'un côté, 200 mètres-linéaires de cartons : 40.000 dossiers, deux millions de pages. De l'autre, une dizaine de cartons – moins d'un mètre cube – posés sur un bureau. "Ce sont les mêmes archives, transférées sur micro-fiches", explique Lucien Pauliac, président de la société Scriptum Archives.  Elles appartiennent à la Caisse d'assurance accidents agricoles (CAAA) Alsace-Moselle, qui a décidé de revoir ses modalités d'archivage à l'occasion d'un déménagement.
 
L'avantage du transfert sur micro-fiches est multiple. Le premier concerne l'encombrement : chaque micro-fiche peut contenir jusqu'à 420 pages (une centaine dans le cas de dossiers médicaux), sur une surface inférieure à une demie-page A4.
 
La CAAA Alsace-Moselle en a profité pour demander une double-copie de ses archives : les micro-fiches originales iront dormir dans le coffre d'une banque. Leurs copies seront conservées dans ses locaux.
 
Quant aux dossiers papier originaux, ils seront prochainement détruits et recyclés. En effet les micro-fiches sont conformes aux règles d'administration de la preuve. Contrairement à une simple photocopie ou à une copie numérique, elles peuvent juridiquement remplacer le dossier d'origine.
 
En outre, ce support plastique peut être stocké pendant plus d'un siècle sans risque d'altération dans un simple meuble de rangement. Un atout non-négligeable pour les hôpitaux, qui doivent conserver les dossiers médicaux pendant vingt ans après leur dernière sortie. Enfin les micro-fiches ne le cèdent en rien au papier : "même en cas de disparition totale des outils informatiques, il suffit d'une loupe pour les lire", glisse Lucien Pauliac.
 
Sa société a mis au point un système de stockage numérico-analogique. Cela permet de numériser l'ensemble des dossiers papier et de les enregistrer parallèlement sur des disques durs et sur ces microfiches digitales. "Notre objectif est de répondre aux fondamentaux de l'archivage classique en répondant aux besoins actuels de consommation numérique", résume-t-il.
 
Chaque dossier scanné est disponible en format physique – pour la conservation à long terme – et sous forme de numérique. "C'est utile pour les dossiers qui seront utilisés à court terme, sinon il n'y a pas d'intérêt à les conserver", précise Lucien Pauliac.
 
Celui-ci recommande de conserver ces fichiers numériques sur des disques durs externes, plutôt que de les stocker sur le cloud. "Pour des raisons de sécurité tout d'abord, puisque un serveur distant peut être piraté, mais aussi une question de coût : un stockage en ligne, ça se paye", souligne-t-il. Les data-centers étant particulièrement énergivores, un stockage sur disque dur est aussi plus écologique. 
 
Lorsqu'il est nécessaire de ressortir un dossier archivé qui n'a pas été conservé au format numérique, un fichier index permet de le retrouver rapidement, et il suffit de rescanner la microfiche pour le récupérer.
 
Scriptum Archives propose deux solutions aux établissements de santé ou sociétés intéressées. Lorsque le volume d'archives est restreint, la société peut prendre en charge le scannage des dossiers. Le paiement se fait alors en fonction de nombre de dossiers.
 
Dans le cas d'hôpitaux ayant un flux important et permanent, elle recommande l'achat d'un scanner (à partir de 7.000 euros). L'établissement s'occupe alors de la numérisation de ses dossiers – "cela préserve l'emploi ou peut permettre d'embaucher une personne handicapée" – et transfère ses fichiers à l'entreprise via une ligne sécurisée. Cette dernière est, dans tous les cas, responsable de l'impression. Dans ce cas de figure, le client ne lui paye que l'impression des fiches. /mb

Partagez cet article

Il n'y a pas encore de commentaire sur cette publication.
Soyez le premier à réagir

Pour commenter cet article identifiez-vous ou enregistrez-vous si vous ne l'avez pas encore fait