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04/06/2014
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Archives : le "virage du numérique" ne signifie pas la fin de tout papier

PARIS, 4 juin 2014 (Direct Hôpital) - Le "virage du numérique" s'impose dans la gestion des archives hospitalières, mais cela ne dispense certainement pas de conserver certains documents papier, soumis à une réglementation précise, a expliqué Virginie Gourraud, archiviste, lors des salons de la santé et de l'autonomie, à Paris.

Virginie Gourraud est responsable des archives centralisées du groupement de coopération sanitaire (GCS) Amplitude, en Côte-d'Or. Ce dernier réunit le centre hospitalier intercommunal (CHI) de Châtillon-sur-Seine et Montbard, le CH Auxois-Morvan (Vitteaux, Alise-Sainte-Reine et Saulieu), la maison de convalescence La Fougère (Vitteaux), et la maison de retraite publique Les Arcades (Pouilly-en-Auxois).
 
 Chacun de ces établissements gérait ses archives sur son propre site, mais depuis deux ans, celles-ci ont été centralisées en un "point de chute" unique. Un stock d'archives "colossal" (une trentaine de kilomètres linéaires), jusqu'alors conservé dans de mauvaises conditions, a été réorganisé.
 
 "Il va falloir prendre absolument le virage du numérique", a assuré la responsable. Depuis une dizaine d'années, les hôpitaux connaissent une "explosion" du nombre de documents informatiques, qui ne sont que rarement versés aux archives centrales. Pour beaucoup d'entre eux, "on ne saura même pas qu'ils ont existé si on ne fait rien pour se prémunir de leur disparition".
 
 De plus en plus de projets de dématérialisation se font jour, qu'il s'agisse de dossiers patient informatisés, de données de paie électroniques, d'"e-parapheurs" ou encore de transferts de mandats des services financiers et économiques vers les trésoreries.
 
 "Le numérique impose d'investir dans des outils de récupération des flux" afin de les transformer en fichiers pouvant être stockés. "C'est maintenant qu'il faut investir" en ce sens, a-t-elle assuré, tout en plaidant pour bien en évaluer le coût, qui peut s'avérer "astronomique"
 
 Les hôpitaux ont intérêt à mettre en place un système d'archivage électronique (SAE) pour les documents définitifs et validés (transformés en "PDF archive"), en y donnant des droits d'accès différents suivant les utilisateurs.
 
 Avant cela, la partie la plus importante du travail consiste à uniformiser les pratiques, pour que tous les agents hospitaliers classent les documents de la même façon. Cela implique de mener de nombreuses réunions. Il faut aussi formaliser un processus de travail, en identifiant les étapes de la production des documents, de leur versement aux archives et de leur consultation. Intégrer les archives anciennes à ce SAE est "indispensable", en particulier pour les données concernant les patients, a affirmé Virginie Gourraud.
 

Impossible de garantir la pérennité des archives numériques

 
 Le numérique peut prolonger la durée de vie de certains documents, alors que ceux sur papier peuvent s'effacer après 30 ou 40 ans suivant la qualité du papier utilisé et l'imprimante.
 
 Pour autant, il est impossible de garantir la pérennité des documents électroniques après 10 ou 15 ans, car les formats évoluent et les données peuvent elles aussi s'effacer, a averti l'archiviste à plusieurs reprises. Il n'est pas certain que le format PDF soit encore utilisé d'ici-là, a-t-elle observé.
 
 De plus, certains documents papier ne doivent en aucun cas être détruits, et leur conservation (de même que les conditions d'accès) est précisément réglementée.
 
 Les pièces du dossier patient doivent en général être conservées 20 ans, avec des cas particuliers: 10 ans pour les patients décédés, jusqu'à l'âge de 28 ans pour les mineurs, mais aussi sur une durée de 30 ou 40 ans pour certains documents médicaux. Les dossiers agents doivent être gardés jusqu'à 80 ans à compter de la date de naissance.
 
 Compte tenu de l'incertitude sur la durée de conservation des données numériques, passer au dossier patient informatisé, par exemple, constitue un défi.
 
 Virginie Gourraud a déploré que certains hôpitaux détruisent des données patients papier "après un mois" quand elles sont numérisées, car ils s'exposent à un risque lourd en cas de contentieux en responsabilité médicale.
 
 Elle a en outre souligné l'importance des archives papier pour les recherches scientifiques futures. Elle a dit regretter l'informatisation des registres d'entrée et de décès. Elle a plaidé pour leur impression, tout en reconnaissant que cela a un coût.
 
 Virginie Gourraud a par ailleurs souligné l'importance de sensibiliser les acteurs hospitaliers aux questions liées aux archives. Ces derniers méconnaissent souvent la nécessité de remplir un bordereau avant d'éliminer des archives, ou le fait que toutes les productions visuelles ou audiovisuelles sont elles aussi des archives. /nc

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Rédigé par: d.rodde@ch-lisieux.fr  le 04/06/2014 à 11:35
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En pleine dynamique de dématérialisation de la commande publique d'une part, mais également de tous les documents médicaux administratifs, les propos relatés dans cet article m'apparaissent plutôt consternant. Il est évident qu'il y a des risques à se lancer dans le tout numérique, sans filet… Mais il aurait été plus judicieux que l'on nous donne des solutions tangibles, et efficace, plutôt que de relever en permanence toute sorte d'opposition à la dématérialisation, ce qui n'aide pas les gestionnaires à optimiser leurs archives, notamment quand l'on sait le coût de construction de nouveaux locaux avec toutes les normes qui ont été édictées, à juste titre d'ailleurs, par les archives nationales.
Profitant de cette réaction pour faire part de l'attente, qui en tout cas est la mienne, pour avoir une position claire des autorités sur la valeur de preuve d'un document numérisé, et reproduit pour être incorporé dans un dossier de litige, devant un juge.
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