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Archives papier : un saut dans la traçabilité avec les puces RFID

PARIS, 31 janvier (Direct Hôpital) – Les hôpitaux du Bassin de Thau, à Sète, ont mis en place une solution de gestion de leurs archives par puces RFID (radio-identification). Le gain de temps est considérable pour les agents qui gèrent plusieurs dizaines de milliers de dossiers.

A l’heure de l’informatisation des dossiers de santé, les archives papiers sont souvent les grandes oubliées des politiques d’amélioration de la logistique. Pourtant, de nombreux établissements de soins ne sont pas encore passés au tout numérique. "Et même si on passait demain au ‘zéro papier’, on devrait conserver les dossiers déjà existants pendant au moins vingt ou trente ans", souligne le docteur Nhut Truong-Minh, du département d’information médicale au Centre Hospitalier Intercommunal du Bassin de Thau (823 lits), à Sète (Hérault).

Cet établissement dispose d’un local d’archives centrales actives de 60.000 dossiers et d’un second local contenant 60.000 dossiers de plus de quatre ans. Sans compter les archives les plus anciennes, qui représentent des centaines de palettes stockées chez un prestataire extérieur. D'où l'idée de mise en place d'un système de gestion électronique de ces données.

Après de premières études de faisabilité en 2008, l’établissement a retenu en 2009 la solution de Traçabilité des Archives Médicales par RFID (STAM-RFID) de la société Lamap. Développée en partenariat avec la société Fréquentiel, cette solution brevetée fait partie des lauréats 2009 de l’appel à projet IPER-SMSC (Innovation dans les Processus d’ Entreprises par la RFID) du ministère de l’Economie.

"L’idée était de mettre en place la RFID dans les archives médicales pour améliorer la traçabilité des dossiers patients, qui étaient auparavant suivis par code-barres". Car si les codes-barres étaient scannés à la sortie des archives, cette procédure était rarement respectée dans le cas d’emprunts inter-services. "Le système indiquait que tel dossier avait été emprunté par un service A, mais quand on le cherchait, on se rendait compte qu’il était passé ailleurs", se souvient le médecin généraliste.

Le nouveau système résout ce problème grâce à un système de portiques installés aux endroits stratégiques de l’hôpital. Lorsqu’un dossier sort des archives ou entre dans un service, sa puce est automatiquement détectée et la base de données des archives mise à jour avec sa localisation. Actuellement, tous les dossiers créés sont dotés, dès la fabrication, de cette puce. Ceux déjà existants en sont équipés au fur et à mesure de leur utilisation, lorsqu’ils doivent sortir des archives.

L’intérêt du système étant lié au nombre de dossiers munis de puces, l’hôpital de Sète s’est d’abord focalisé sur ce point, avant l’installation des portiques. "Ca a été un gros travail, depuis trois ans, de pucer tous les nouveaux dossiers, souligne le Dr Truong-Minh. Nous allons cette année et l’année prochaine installer les portiques de détection, en commencant par en installer un à l’entrée de chacune des trois ailes de nos quatre étages." Soit une dizaine de portiques qui s’ajouteront à celui déjà installé à l’entrée du service d’archives. L’investissement pour l’hôpital s’établit entre 5.000 et 7.000 euros par appareil

S'il n'est donc pas encore completement déployé, le système a pourtant déjà fait ses preuves. Les agents des archives sont en effet équipés de lecteurs portables, capables de détecter les dossiers dans un rayon de cinq mètres. "Avant, un seul dossier égaré pouvait faire perdre plusieurs heures à un agent, alors qu’aujourd’hui, il doit juste balayer la zone de recherche avec le lecteur", assure le Dr Truong-Minh. Outre ce gain dans la traçabilité, il note "à titre anecdotique", la maîtrise des indus et des sanctions prononcés par l’Assurance maladie lors des contrôles externes, quand un dossier est perdu…

Le financement du développement de la solution a été assuré par les subventions du ministère de l’Economie, dans le cadre de l’appel à projet IPER-SMSC. L’hôpital a seulement dû acheter les consommables (puces et lecteurs). /mb

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