Une question ? Appelez le 01 48 06 54 92

 

TecHopital.com

 

Au CH Sud-Francilien, les agents logistiques par paliers libèrent du temps pour les soignants

Christophe Begyn
Christophe Begyn

PARIS, 12 décembre 2018 (TecHopital) - Le centre hospitalier (CH) Sud-Francilien a revu son organisation en mettant en place des agents logistiques par paliers (ALP), ce qui a permis d'améliorer la logistique de l'établissement, a expliqué le responsable de ce sujet dans l'établissement, lors des Journées de l'achat hospitalier organisées la semaine dernière par le Réseau des acheteurs hospitaliers (Resah) à Montrouge (Hauts-de-Seine).

C'est en 2012 que le service logistique du centre hospitalier (CH) Sud Francilien, établissement support du GHT Ile-de-France Sud a mis en place une logistique d'étage avancée au service des soins, en postant deux agents logistiques au niveau des 4 étages supérieurs du bâtiment de 110.000 m2.

"Le CH a fait le choix d'une réduction des espaces logistiques dans les services", a expliqué Christophe Begyn, responsable des services logistiques. Au niveau de la réanimation, par exemple, "avant on réapprovisionnait une fois par semaine, aujourd'hui la taille du local ne permet de stocker que pour deux jours, d'où une augmentation de fréquences d'approvisionnement. Nous sommes passés de 65 réserves d'étages à 34 et de 144 approvisionnements par mois pour les produits magasins à 320", a-t-il complété.

Véronique Kientz et Christophe Begyn
Le CH Sud-Francilien a également voulu automatiser les flux en sous-sol et les transports verticaux vers les étages grâce aux véhicules auto-guidés (AGV). "Aujourd'hui, tous les flux, à l'exception du linge, passent par les transports automatisés".

La volonté était également de centraliser l'ensemble des tâches logistiques "sur une seule équipe pour n'avoir qu'un interlocuteur unique" et ainsi "dégager du temps pour le personnel soignant et le personnel administratif".

Dans ce bâtiment de 6 étages, les AGV effectuent en moyenne jusqu'à 550 mouvements par jour en semaine. "L'AGV amène de la rigueur, un côté structurant aux flux", a fait remarquer l'ingénieur du CH.

Ainsi, si l'hôpital comptait, pour le service des ALP, 134 points de livraison en 2014, il en compte aujourd'hui 248. La montée en charge progressive de la logistique est liée à des agrandissements dans l'hôpital, l'extension d'autres services ou encore "la prise en charge de nouveaux flux tels que les archives et les transports des cytotoxiques et cytostatiques".

Les ALP, le maillon essentiel de la chaîne logistique

Chaque jour, les salariés du service "ALP" parcourent en moyenne 8 kilomètres dans les couloirs de l'hôpital et poussent ou manipulent en moyenne 3,5 tonnes de charges. Dans un service qui fonctionne de 6h30 à 21 heures et 7 jours sur 7, les agents logistiques prennent en charge certains flux, certaines missions logistiques assumées jusqu'à présent par les soignants ou le personnel administratif (voir encadré ci-dessous).

Véronique Kientz et Christophe Begyn
"L'activité des ALP est structurée par les transports automatisés", a souligné le responsable logistique. "Les repas représentent la plus grosse partie des flux (172 mouvements par jour), puis viennent les flux déchets (124) et les flux pharmacie (66)". A noter que les chariots peuvent peser jusqu'à 250-280 kg.

L'équipe ALP est composée à 22% de femmes et 78% d'hommes. Et "même si le travail est physiquement dur, nous enregistrons un très faible taux d'absentéisme", a relevé Christophe Begyn, précisant qu'un cadre a été nommé en 2014 pour diriger l'équipe.

"Nous essayons de limiter les déplacements et les manipulations inutiles". De plus, "il existe une interface très forte entre les agents et les AGV, une bonne coordination entre les deux". Et "l'arrivée du cadre a facilité cette interface mais aussi celle avec les services de soins".

En 2014, ces hommes et ces femmes "avaient une image de pousse-charriots", a rapporté le responsable. Aujourd’hui, cette image a complètement changé. Maillon essentiel de la chaîne logistique, "leur service est plus valorisé". "Une communication plus importante a été faite au sein de l'établissement sur leur rôle, leurs missions". La tache de ces agents logistiques est complexe puisqu'il faut en moyenne, "plus d'un mois pour former un ALP sur l'ensemble de ses tâches", a-t-il indiqué.

Un processus en amélioration constante

"Nous avons a essayé d'optimiser, de répartir différemment la charge [de travail]". La contrainte étant qu'une partie de cette mission logistique n'est pas flexible car dépendante des séquences des AGV. "Lorsque l'armoire arrive en gare, on ne peut pas la laisser stationner dans la gare. De plus, d'autres contraintes interviennent sur la chaîne du froid. Par exemple, pour les chariots repas, dès l'arrivée des chariots dans les étages, il est nécessaire de les brancher immédiatement pour ne pas rompre la chaîne du froid en attendant le réchauffage".

Pour améliorer l'organisation, "nous jouons autant que faire se peut sur la flexibilité. Et la seule flexibilité que nous avons sans toucher aux séquences des AGV, c'est celle qui ne dépend pas des AGV c'est-à-dire les tâches telles que le rangement des produits magasins, la distribution ou la collecte des dossiers. Ainsi, quand l'armoire qui est fermée à clé arrive en gare, il est possible de la retirer de la gare et de la stationner temporairement sur les côtés. On libère ainsi la gare, on temporise certaines tâches qu'on réalise ensuite pendant les périodes creuses".

L'exploitation des AGV est réalisée grâce à un système informatisé. Elle a été confiée à un prestataire extérieur, Swisslog, qui supervise et réalise la maintenance de ce système. "Il gère sur place en permanence de 6 heures à 21 heures", souligne Christophe Begyn.

Des commandes automatisées

Véronique Kientz et Christophe Begyn
Au CH Sud-Francilien les commandes sont automatisées grâce à un système de plein-vide automatisé. "Ici, c'est la consommation qui détermine l'approvisionnement". Le système de plein/ vide ou système "kanban" issu de l'industrie automobile nippone, est une gestion basée sur un système de double casier.
Véronique Kientz et Christophe Begyn
Quand le premier bac d'approvisionnement est vide, le soignant place l'étiquette du produit sur un panneau RFID [Radio Frequency Identification] et l'étiquette ainsi connectée déclenche une demande de réapprovisionnement classique. Lorsque le second bac est vide, le support de l'étiquette est positionné sur le panneau RFID, ce qui déclenche alors une demande de réapprovisionnement urgente. "C'est un système de gestion simplifié avec des contraintes minimales pour les soignants, qui limite les erreurs mais qui requiert de la rigueur de la part des soignants et de la discipline. Ils doivent être sensibilisés et surtout formés.
Véronique Kientz et Christophe Begyn

"Nous avons donné des formations pour sensibiliser le personnel mais le 'turn-over' nous oblige à refaire régulièrement des rappels ou des interventions", explique-t-il. "De plus, nous signalons les dysfonctionnements auprès des cadres soignants. Et constatons que les problèmes sont plus nombreux quand les réserves des services sont mutualisées, car le personnel a tendance à être moins responsabilisé sur la bonne tenue de cette réserve".

La mission des ALP s'étend au contrôle des étiquettes et supports mais aussi de la pertinence de la demande d’approvisionnement, c'est-à-dire "de vérifier que les bacs sont bien vides lorsque l'étiquette ou le support sont positionnés sur le panneau RFID".

Les flux les plus "sensibles"

Parmi les flux les plus sensibles, il y a la restauration "parce qu'il y a des horaires à respecter pour la réchauffe du repas et aussi compte tenu de la chaîne du froid à respecter". Ensuite, les médicaments, "parce qu'ils représentent des flux importants" dans l'établissement et pour des questions de traçabilité des armoires. "Elles sont scellées au niveau de la pharmacie. Les ALP les réceptionnent et doivent ensuite les remettre en mains propres au personnel soignant et faire signer les documents de traçabilité. Lorsque le soignant est occupé avec un patient, l'ALP doit patienter".

Dernièrement, "nous avons souhaité la prise en charge de l'activité de déménagement ou de réaménagement par l'ALP". En effet, "l'hôpital a toujours des besoins en matière d'aménagement ou des petits déménagements à réaliser. En 2018,"nous sommes donc en phase test."

En logistique, "il faut distribuer le bon produit au bon endroit dans les temps et dans les meilleures conditions possibles. La logistique est le maillon d'une chaîne avec des interfaces avec les autres maillons. Cette chaîne doit être regardée dans son ensemble et les interfaces doivent être le plus fluide et le plus solide possible, pour éviter les ruptures de charge, les temps morts, les erreurs", souligne l'ingénieur.

Après 6 années de fonctionnement, le CHSF envisage d'auditer les séquences AGV car "les besoins ont évolué et il faut revoir nos organisations", a précisé Christophe Begyn.

"Mon objectif est d'aller encore plus loin dans la transversalité. Travailler avec une approche plus globale encore, en associant plus les services en amont et en aval des flux. Il existe toujours des pistes d'amélioration qui peuvent impacter considérablement les soins".

Les missions des ALP
Les missions des ALP en lien avec les séquences AGV
  • approvisionner et désapprovisionner les locaux logistiques d'étage et les services de soins : restauration, stérilisation, pharmacie, archives, travaux de reprographie, produits magasin, déchets
  • gestion des chariots repas dans les offices alimentaires et contrôles de la température des plateaux repas
  • traçabilité des armoires à pharmacie, des déchets, etc.
    Les autres missions des ALP
  • transport des cytotoxiques et cytostatiques
  • transport des plateaux entrants
  • rangement des produits magasins, contrôles dans les réserves (étiquette, porte étiquettes)
  • livraison des colis dans les services
  • livraison des colis volumineux ne pouvant être transportés par les AGV
  • transport des déchets potentiellement radioactifs
  • détartrage des fontaines à eau
  • enlèvement des encombrants
  • opérations de déménagement (2018)

gdl/eh

Partagez cet article

Il n'y a pas encore de commentaire sur cette publication.
Soyez le premier à réagir

Pour commenter cet article identifiez-vous ou enregistrez-vous si vous ne l'avez pas encore fait
Les offres
Agenda

Inscrivez-vous gratuitement à TecHopital.com

okSoyez informé des nouveautés du site
okRéagissez et commentez les articles
okRecevez la newsletter premium

Conformément à la loi 78-17 du 6 janvier 1978 (modifiée par la loi 2004-801 du 6 août 2004 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel) relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, vous disposez d'un droit d'accès, de modification, de rectification et de suppression des données qui vous concernent. Vous pouvez l'exercer en adressant un courrier électronique à admin@apmnews.com ou par courrier postal à APM International, 33 avenue de la République, 75011 Paris.

Civilité
Nom*
Prénom*
Email*
Mot de passe*
(6 caractères minimum)
Etablissement
Fonction*

En validant cette inscription vous aurez accès au contenu du site TecHopital.com et vous nous autorisez à traiter et à transmettre vos informations personnelles conformément aux termes de la loi.  (Notice légale )

Cochez cette case pour accepter ces conditions