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Avec la crise sanitaire, l'EPSM Georges-Daumézon (Loiret) a accéléré la mise en place de sa nouvelle plateforme logistique

Crédit: EPSM Georges-Daumézon
Crédit: EPSM Georges-Daumézon

PARIS, 10 juin 2020 (TecHopital) - Afin de décharger les soignants des tâches logistiques et leur permettre de se concentrer sur les soins, l'établissement public de santé mentale (EPSM) Georges-Daumézon a décidé d'installer une nouvelle plateforme logistique, dont la mise en place s'est accélérée avec la crise sanitaire.

"Le magasin était un service assez peu structuré avec des missions mal définies. Les aides-soignants, les cadres étaient amenés à se déplacer sur le site principal de l'EPSM pour chercher des produits d'entretien, du linge, des piles, etc., ce qui leur faisait perdre un temps précieux", a expliqué Bruno Di Mascio, directeur de la logistique, des achats et du patrimoine, interrogé le 8 juin par TecHopital.

"Certaines structures extérieures étant situées à une heure du site principal, les soignants pouvaient perdre jusqu'à deux heures pour venir chercher du matériel", a-t-il complété.

L'EPSM compte 250 lits plus 200 places réparties dans une quarantaine de structures extérieures: des centres médico-psychologiques (CMP), des hôpitaux de jour, et des centres d'activités thérapeutiques à temps partiel. Il a donc décidé de réorganiser sa logistique en mettant en place une plateforme.

"Jusqu'à récemment la cuisine livrait les repas, la blanchisserie livrait les vêtements, le magasin livrait les produits d'entretien. Et chacun s'occupait du transport", a fait remarquer Bruno Di Mascio.

En janvier, "nous avons donc commencé une réflexion globale autour de 4 groupes de travail répartis par secteur logistique: le magasin, le transport, l'économat et la relation avec les soignants. Au sein du groupe 'relations avec les soignants', 4 cadres et 4 aides-soignants ont pu exprimer leurs attentes envers les prestations logistiques", a-t-il complété.

Si la crise sanitaire a, dans un premier temps, interrompu le travail de réflexion de ces groupes, elle a ensuite obligé à accélérer le déploiement de la plateforme, notamment pour la distribution du linge, du gel hydro-alcoolique et des masques.

L'idée était de mettre en place des magasins déportés et des dotations dans les services de l'EPSM et les structures extérieures, en livrant chaque structure extérieure, "ce que la crise du Covid-19 a contraint de mettre en place en urgence". Il s'agissait également de donner une autonomie aux services logistiques dans la commande, tout en assurant un nouveau contrôle, en développant des outils de suivi budgétaire et enfin en mettant en place des logiciels pour gagner du temps (DataMeal, Prodige).

"Nous avons dû tester cette nouvelle organisation pour éviter au maximum le déplacement des agents", a indiqué Thomas Vilain, responsable de la plateforme. "Nous avions la chance d'avoir engagé cette réflexion avant le Covid. La crise nous a obligés à accélérer les transformations", a complété le directeur des achats et de la logistique.

L'intérêt de cette plateforme est ainsi d'optimiser les services, de centraliser le transport des marchandises, de rationaliser la logistique, en regroupant les moyens de transport de la cuisine, de la blanchisserie et du magasin dans un seul et même service qui livre dorénavant repas, linge et équipement dans le même camion. "Nous passons entre une et trois fois par semaine", a précisé Thomas Vilain.

Il s'agissait également de "réorganiser le magasin pour faciliter le travail des magasiniers dans la réception, le stockage et la traçabilité des produits, et d’organiser les transports logistiques avec un seul donneur d’ordres, ce qui permet d’optimiser les moyens de transport". La plateforme livre ainsi: repas, linge, produits d’entretien, fournitures, piles, courrier, déchets d'activités de soins à risques infectieux (Dasri), pharmacie (hors médicaments dans un premier temps), etc.

Cette plateforme logistique s’appuie sur un responsable, issu du service achat, recruté après une procédure ouverte, un magasinier-gestionnaire, un coursier-vaguemestre et 7 magasiniers-livreurs. L'équipe comprend ainsi le vaguemestre de l'établissement, les 3 agents du magasin, le chauffeur de la cuisine et le chauffeur de la blanchisserie. Quant aux postes de responsable, de magasinier-gestionnaire ainsi que de magasinier-livreur (deux au total), ce sont des créations de poste.

Dans le même temps, une démarche de rationalisation des consommations a été mise en place pour éviter les dépenses inutiles. Ce nouveau service sera au plus près des magasins déportés et donc au plus près des consommations. "De cette manière nous envisageons de faire de grosses économies des produits d'entretien pour lesquels nous avions constaté des surconsommations", a indiqué Thomas Vilain, sans pouvoir les quantifier. Il s'agit également de faire des économies en matière de trajets des véhicules, en optimisant les transports.

Désormais c'est la plateforme logistique qui émet les bons de commande en hôtellerie et en produits alimentaires, ce que faisait le service achats auparavant. La blanchisserie, le garage et les espaces verts émettront leurs propres bons de commande. Le magasin a été réorganisé. Tous les équipements à usage unique sont dorénavant gérés par ce dernier.

Une réorganisation accélérée par le Covid

La mise en œuvre définitive de la plateforme logistique est prévue pour le 1er juillet et pour 1er septembre en ce qui concerne la formalisation de son fonctionnement (papeterie on desk, dotations, transfert des bons de commande vers les services logistiques, etc.).

"Le but de cette réorganisation est vraiment de faciliter le travail des soignants, en étant en permanence en contact avec eux pour ajuster nos services à leurs contraintes." Pour ce faire, "une bonne communication est nécessaire". Des évolutions sont envisagées "au fur et à mesure, avec une adaptation à la réalité de terrain", a détaillé Bruno Di Mascio.

"Il y avait une grosse attente sur les approvisionnements de la part du personnel soignant. Dorénavant, les demandes des soignants se font par mail, ce qui génère un gain de temps sur les commandes." Dès que le système sera rodé, "les livraisons se feront de manière automatique".

"La crise sanitaire nous appris à travailler dans l'urgence. Elle a fait bouger les lignes en termes de réactivité, de travail d'équipe aussi. Cela nous a obligés à nous interroger sur ce que l'on fait", a souligné le directeur des achats et de la logistique.

A noter qu'à partir du mois d'août, l'EPSM traitera, dans le cadre d'un groupement de coopération sanitaire (GCS), le linge résident du centre hospitalier de l’agglomération montargoise (Cham) ainsi que celui du CH de Beaune-la-Rolande.

Enfin, une évaluation du projet est prévue au 1er janvier 2021, en lien avec les services de soins.

gdl/ab

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