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Dématérialisation des flux de trésorerie: un changement "pas anxiogène" et "un vrai gain" pour le CH de Bapaume

PARIS, 1er septembre 2014 (Direct Hôpital) - Depuis le 24 juin 2014, le centre hospitalier de Bapaume a dématérialisé l'ensemble de ses documents comptables (mandats, bordereaux, titres...) grâce au protocole PES v2. Un chantier mené rapidement et sans difficultés particulières.

Avant la dématérialisation, chaque dépense ou recette nécessitait l'édition au format papier de différents documents comptables (mandats, titres, bordereaux) ou pièces justificatives. Ces éléments étaient ensuite transmis au contrôleur des Finances publiques pour instruction.
 
A compter du 1er janvier 2015, le Protocole d'échange standard (PES V2) sera le seul supporté par le Centre des Finances publiques. Il permet de dématérialiser avec valeur probante l'ensemble des pièces comptables mais aussi d’apposer une signature électronique. Les temps d'émission et de traitement sont donc considérablement réduits sans aucune impression papier. Le CH de Bapaume est le premier établissement du Pas-de-Calais à avoir mené ce chantier.
 

Direct Hôpital : Quelles ont été les principales étapes de ce projet de dématérialisation ?

Bertrand Prudhommeaux, Directeur adjoint, finances, pilotage médico-économique et système d'information du CH d'Arras : L'équipe du centre hospitalier d'Arras a la chance d'avoir pu se servir du centre hospitalier de Bapaume comme d'un laboratoire pour mettre en place ces nouvelles procédures. C'est plus simple dans les petites structures comme Bapaume, où le nombre d'interlocuteurs est réduit. C'est un projet qui s'est déroulé assez rapidement : le PESV2 a été mis en place en trois mois. Ca a été facilité par le fait qu'il y a relativement peu d'interlocuteurs, et il faut ajouter que l'éditeur du logiciel comptable à Bapaume (Médiane) est le premier a avoir obtenu l'agrément PESV2.
 
Dominique Demolin, attaché d’administration à la Direction des Finances : La première étape est la remise à plat des bases de tiers : fournisseurs, débiteurs et comptes de tiers. Ensuite, il faut changer les façons de travailler. Il faut que les équipes soient motivées, car toutes les pièces comptables et justifiables sont dématérialisées. Il y a un investissement dans certains matériels, comme des scanners. Le plus gros travail est ensuite mené par l'éditeur.
 

L'éditeur  se charge de tous les paramétrages ?

 
Dominique Demolin : En grande partie. Quelques petits paramétrages sont faits par le centre hospitalier, mais la signature électronique par exemple est mise en place par l'éditeur. Pour le CH, le gros travail, ce sont les bases comptes de tiers.
 

Qu'en est-il de la formation du personnel ? Leurs pratiques quotidiennes sont-elles bouleversées ?

 
Bertrand Prudhommeaux : Il y a eu trois demi-journées de formation. La dématérialisation ne change pas vraiment leur façon de travailler, il leur suffit de scanner toutes les pièces et les joindre au moment de l'utilisation. Il y a du changement par contre pour les consommateurs de parapheurs que sont les directeurs adjoints, qui sont amenés à signer énormément de bordereaux. Il y avait des échanges quotidiens de parapheurs papiers entre Bapaume et Arras, qui aujourd'hui ne se font plus. La personne qui signe le bordereau de mandat, par exemple, se connecte à distance et peut le valider électroniquement. Tout se fait ensuite par échange de flux électroniques.
 

Avez-vous rencontré des difficultés particulières dans la mise en œuvre de ce projet ?

 
Dominique Demolin : On aimerait que tous les projets se fassent de manière aussi facile que cette dématérialisation. On a eu quelques soucis de serveurs il y a quelques semaines, mais aujourd'hui tout fonctionne très bien.
 

Cette facilité est-elle à mettre au crédit de l'éditeur, Médiane, ou au suivi de la Direction générale des Finances publiques ?

 
Dominique Demolin : C'est un ensemble des trois partenaires : l'hôpital, Médiane et la DGFiP, qui nous a bien épaulés.
 
Bertrand Prudhommeaux : Nous n'étions pas le premier site que Médiane déployait, ils commencent donc à avoir de l'expérience en la matière. De plus, comme je vous le disais, c'est un établissement à taille humaine, où le personnel s'est impliqué dans le projet. Tant du côté de la trésorerie que dans les services administratifs et chez nos interlocuteurs techniques, tout le monde s'est investi en bonne intelligence. Je pense que c'est l'une des raisons pour lesquelles ça a fonctionné sans trop de difficultés.
 

Pourquoi avoir mené directement une dématérialisation complète, alors que l'échéance du 1er janvier 2015 ne concerne que les mandats et titres ?

 
Dominique Demolin : L'objectif était le zéro papier. Si on n'avait fait que les titres et les mandats, il aurait fallu continuer à signer les bordereaux à la main et les pièces justificatives n'auraient pas été jointes; il y aurait donc eu un double travail de ressaisie sur les factures et pièces jointes des numéros de pièces. Il valait mieux lancer tout, tout de suite, et gagner en simplicité, en temps, en papier…
 

Il est encore trop tôt pour tirer un bilan chiffré de la dématérialisation, mais voyez-vous déjà de gains ?

 
Bertrand Prudhommeaux : Il faudra plusieurs mois de recul pour mesurer l'impact en termes d'économies de papier, mais on voit déjà le gain en confort d'utilisation et temps gagné, même si cela ne se chiffre qu'en minutes par semaine. En plus, on exerce en site distant : l'équipe d'Arras ne peut pas se rendre à Bapaume tous les jours, il y avait donc parfois des délais de 2-3 jours pour faire valider un mandat. Aujourd'hui, on est quasiment dans l'instantané.
 

Un conseil pour les établissements qui se lanceront prochainement dans cette démarche ?

 
Bertrand Prudhommeaux : Il faut en faire une démarche d'établissement. Mme Marie-Odile Saillard, notre directrice, a vraiment donné une importance institutionnelle à ce projet. C'est un conseil bateau, mais il faut arriver à convaincre les parties prenantes que c'est important et que ça n'est pas un changement anxiogène. Il faut se dire qu'il y a derrière un vrai gain pour tout le monde. Si tout le monde souscrit pleinement à la démarche, il n'y a pas de raison que ça ne marche pas. 
 
 
Propos recueillis par Morgan Bourven
 

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