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Dossiers médicaux : une solution pratique pour l'archivage physique

PARIS, 6 juin (Direct Hôpital) – L'archivage des dossiers patients est un casse-tête pour les établissements de santé. La société Iron Moutain a mis en place une solution simple : les dossiers médicaux physiquement stockés en dehors des établissements de santé sont numérisés et accessibles en ligne.

L'ouverture de l'Hôpital privé de l'Estuaire, au Havre (Seine-Maritime), s'est accompagné d'une interrogation : que faire des dizaines de mètres cubes d'archives issues du regroupement des cliniques François 1er et Petit Colmoulins ? "C'est une question que se posent de plus en plus d'établissements", assure Jean-Pol Collard, médecin DIM de l'hôpital privé de l'Estuaire. "La gestion d'archives est un métier à part entière, qui n'est pas de la compétence des établissement de santé", ajoute-t-il.
 
L'établissement où il exerce a été le premier à adopter la solution IM Santé développée par la société Iron Mountain, leader mondial de l'archivage de données. Elle consiste en un archivage sécurisé des dossiers patients sur site distant, avec un accès 24h/24 de façon numérique.
 
Dans le cas de l'hôpital du Havre, les dossiers sont archivés à Caen. L'entreprise possède onze autres espaces de stockage dans toute la France. Avant d'y envoyer ses dossiers - en général, deux mois après le passage du patient - l'hôpital fait une sélection de leurs pages les plus importantes afin qu'elles soient numérisées. Elles sont ensuite accessibles en ligne sur un portail sécurisé, en fonction de différents critères (service, type de séjour, médecin, numéro du patient…).
 
"Un dossier médical de séjour peut faire de 4 à plusieurs centaines de pages, explique Jean-Pol Collard. Puisqu'il est économiquement impossible de tout numériser, nous nous sommes limités à dix pages maximum par dossier." En l'espèce, il s'agit des dossiers anesthésiques.
 
Quand le patient revient, l'anesthésiste peut récupérer son dossier en quelques secondes. "C'est un vrai gain de temps et cela limite le risque de perte", résume le médecin DIM. Il estime que chaque jour, l'hôpital voit passer 60 patients ayant déjà un dossier. Auparavant, il fallait en ressortir 15 à 20 des archives. Ce nombre est passé à trois. "Quand nous avons besoin d'une page ou d'un dossier qui n'a pas été numérisé, nous le recevons en 24 heures", précise-t-il.
 
Les dossiers numérisés peuvent aussi alimenter les systèmes d'archives ou de gestion des documents électroniques.
 
Les dossiers sont stockés sur un serveur agréé pour l'hébergement de données de santé de la société IDS. "Le domaine médical a la particularité de traiter de données plus sensibles encore que le secteur bancaire", souligne Edward Hladky, directeur commercial d'Iron Mountain.
 
De plus "nous permettons à nos clients de réduire leurs coûts d'archivage et d'engendrer plus de recettes en utilisant le foncier libéré par l'archivage sur site distant pour faire du médical", affirme Edward Hladky.
 
Une dizaine d'établissements de santé ont contacté Iron Mountain au premier trimestre 2013 pour externaliser leurs archives. La société espère les convaincre de choisir également l'accès numérique, dont l'hôpital privé de l'Estuaire est équipé depuis août 2010.
 
"Le surcoût de la numérisation est faible, par rapport à un simple archivage", précise Jean-Pol Collard. L'hôpital paie l'hébergement physique classique de ses dossiers, auquel s'ajoute un coût de numérisation par page et le coût de l'hébergement numérique des pages. /mb

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