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Flexim, un logiciel pour simuler les flux de patients qui améliore leur prise en charge

Crédit : Geneviève De Lacour/TecHopital
Crédit : Geneviève De Lacour/TecHopital

PARIS, 19 août 2019 (TecHopital) - Le cabinet de conseil Apsis utilise Flexim, un logiciel de simulation en 3D des flux de patients, afin d'améliorer leur prise en charge, ont expliqué Perrine Ossedat et Damien Brizzi, lors de la journée de formation de l'Association nationale de l'ingénierie en organisation hospitalière (Aniorh) organisée fin juin.

Flexim est un outil d'aide à la décision permettant d'étudier, de manière virtuelle, différentes organisations. Toutes les solutions sont envisageables grâce à ce logiciel employé dans l'industrie mais adapté aux flux patients par Apsis santé, un cabinet de conseil parisien créé en 2012.

"Le choix de ce logiciel s'est fait notamment pour sa capacité de simulation en 3D", a expliqué Damien Brizzi, ingénieur biomédical et directeur associé chez Apsis.

"Au lieu d'envisager différentes solutions sur le terrain", la modélisation des flux patients permet d'envisager virtuellement différents scénarios, puis de les évaluer. "Elle permet d'intégrer le spatial dans le fonctionnement humain." Un travail qui se prépare avec les équipes.

"Flexim permet de mesurer énormément de paramètres", ont précisé Damien Brizzi et sa collègue Perrine Ossedat, consultante en organisation des systèmes de santé.

Le cabinet de conseil propose deux modèles très différents: un modèle de consultation (optimisation de l'existant) et un autre de chirurgie ambulatoire (pour le dimensionnement des boxes, des espaces d’accueil, des vestiaires, etc.)

Ils ont cité l'exemple d'un service de consultations pour "femmes et enfants" recevant 350 patients par jour, pour lequel différents scénarios ont été étudiés afin d'en améliorer l'organisation. L'objectif était de réduire les temps d'attente des patients.

La modélisation a été réalisée sur un rez-de-chaussée et les 3 étages de consultations dont les consultations infantiles, celles pour les femmes, et les groupes de préparation à l’accouchement. "On définit le parcours patient avec la durée de chaque étape."

Dans un premier temps, "le modèle est validé en vérifiant bien que la simulation se comporte comme dans la réalité. Puis nous définissons nos indicateurs, relatifs au patient, au personnel, aux locaux".

On constate ainsi "un pic d’affluence entre 10h et 11h, soit 226 personnes". Et en moyenne, en raison des retards pris, 2 patients n'obtiennent pas leur consultation.

Ainsi, les temps d'attente mesurés sont assez importants, entre 1 heure et 1h30. Le temps de séjour moyen est de 84,6 minutes et le temps de séjour maximal de 180 minutes.

En ce qui concerne le pourcentage de soins, le patient passe en moyenne 37% de son temps à avoir des soins directs. Donc pendant 60% de son temps, il attend ou se déplace. "C'est beaucoup trop!", souligne Perrine Ossedat.

Pour ce qui est de la charge professionnelle des secrétaires, "le besoin est de 7 secrétaires, principalement en début de journée. Puis ce besoin décroît sur la journée".

Les simulations sont ensuite lancées, "une centaine de fois pour que l'aspect aléatoire soit pris en compte".

Ainsi, trois scénarios ont été testés.

L'heure de rendez-vous est cruciale

Le premier scénario consiste à ne pas prendre les patients avant l’heure de rendez-vous. Le deuxième à centraliser les appels téléphoniques sur plusieurs secrétaires. Le dernier implique l'installation de bornes d’accueil numériques pour faciliter la prise en charge des patients.

En prenant en compte le premier scénario, c'est à dire en ne prenant plus les patients avant l'heure, les deux consultants constatent: "Avant, on avait un pic de charge le matin, là on suit la courbe des consultations. En termes d'occupations des salles, on constate une légère diminution donc moins d'attente pour les patients. Les temps d'attente ayant diminué, les temps de séjour ont augmenté."

Enfin, le temps de soins directs a augmenté: "On passe 55% du temps à prendre soin des patients." Et la charge des secrétaires s'est lissée sur la journée.

Selon le deuxième scénario, la mise en place du centre d'appel n'a pas d'influence sur les pics d'affluence. Le temps de présence moyen diminue un peu. En revanche, le pourcentage de soin augmente. "Pour ce scénario, nous avons créé un poste de secrétaire d'appel."

Et avec la mise en place de bornes d'accueil, aucune évolution sur le temps de présence moyen n'est constatée. Le temps de soin est diminué.

La simulation permet donc de constater qu'en prenant en compte l'heure des rendez-vous, on améliore la prise en charge. La centralisation des appels concourt également à cette amélioration.

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