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Fonction achat : la dématérialisation des factures avance à grands pas au CHU de Brest

Crédit: iStock/Worawee Meepian
Crédit: iStock/Worawee Meepian

BREST (Finistère), 28 août 2018 (TecHopital) – A partir de 2019, l’ensemble des fournisseurs devront transmettre électroniquement leurs factures aux établissements de santé via le portail Chorus, le CHU de Brest travaille à cette transition vers le 100% numérique.

Fin 2019, les fournisseurs ne pourront plus transmettre leurs factures sous format papier, ils devront passer par le portail Chorus, en place depuis le 1er janvier 2017. Cette obligation relève de l’ordonnance du 26 juin 2014 relative au développement de la facture électronique, qui oblige les entreprises à transmettre à leurs clients publics leurs factures à un format dématérialisé, via le portail Chorus Pro développé par l’État.

Pour accompagner cette transition vers la dématérialisation, le CHU de Brest a engagé plusieurs projets depuis 2016, à commencer par le renouvellement de son parc d’impression.

"Un contrat avec Konica-Minolta, fabricant d'imprimantes et de copieurs, a été signé à partir d’un marché national du Resah (réseau des acheteurs hospitaliers). Depuis 2017, l’ensemble des matériels (+ de 800 équipements) a été remplacé. Le CHU de Brest dispose ainsi de matériels facilitant la numérisation des documents, pour l’ensemble de ses besoins et de ses applications informatiques. Il s’agit aussi de se préparer à l’arrêt de technologies s’appuyant sur le RTC (Réseau Téléphonique Commuté) comme le fax", a détaillé l’établissement dans un document transmis à TecHopital.

40% de factures reçues via Chorus

Depuis le 1er janvier 2018, le CHU reçoit 40% de ses factures via le portail Chorus.

Pour traiter les 70.000 factures reçues chaque année, l’établissement a dû revoir son processus et son outil de gestion. "Nous avons mis en place une cellule de dématérialisation avec un sous-traitant, l'Association des paralysés de France. Ils ont mis en place une cellule de trois personnes au sein des locaux du CHU, pour dématérialiser les factures encore transmises au format papier, et les enregistrer dans le système de gestion", a expliqué Philippe Honoré, directeur des achats, lors d’une interview accordée à TecHopital.

Il s’agit d’une mission destinée à accompagner le CHU dans sa numérisation. Elle prendra fin quand l’ensemble des factures seront passées entièrement au numérique. "Le projet de dématérialisation touchera ensuite les contrats, en octobre 2018, et le processus RH (ressources humaines), donc nous aurons encore besoin d’être accompagnés par un sous-traitant", a-t-il précisé.

Le CHU s’est aussi équipé d’outils informatiques, comme il l’explique dans son document sur la digitalisation des achats : "depuis mai 2018, l’équipe projet finalise la mise en place d’outils de gestion. Le CHU de Brest a retenu la solution Docuware de l'éditeur de logiciel CDDOC à partir d’un récent marché de la centrale d'achat UniHA, pour mettre en œuvre une solution de Gestion électronique de documents (GED)."

Il est aussi précisé que "cette solution va permettre plusieurs améliorations de gestion : reconnaissance de contenu des documents numérisés (LRAD), archivage électronique, parapheur électronique, processus de gestion de documents. Il s’agit à travers cette solution, d’assurer une digitalisation de bout en bout, en liaison avec les différentes applications (internes et externes au CHU de Brest), pour les factures et les marchés (contrats)".

Aujourd’hui le CHU est à un taux de 95% concernant le renvoi de pièces électroniques vers le trésor public pour paiement des factures.

L’enjeu : raccourcir les délais de paiement

L’enjeu de cette digitalisation de la facturation est de réduire les délais de paiement. "Avec la dématérialisation, une facture déposée sur la plateforme s’intègre dans les deux heures dans notre système de gestion (contre plusieurs jours, voire plusieurs semaines avec le processus traditionnel, ndlr). L’idée est de payer à 4 ou 5 jours avec la dématérialisation", détaille Philippe Honoré.

"Ce qui peut aussi jouer concernant le délai de paiement, au-delà de l’aspect technique, c’est la politique de l’établissement pour maîtriser sa trésorerie. Mais ce ne sera plus forcément lié au traitement administratif de la facture."

Il précise encore qu’"en général, si les établissements respectent le délai de paiement, il pouvait y avoir des dépassements de délais, dus notamment à la perte de facture, à des circuits de validation plus longs. Avec la dématérialisation, on raccourcit les délais, on donne de la transparence sur le circuit de traitement de la facture, donc on vient limiter, voire annuler ces dérives".

Selon Philippe Honoré, ces gains de productivité causés par la dématérialisation ont plusieurs avantages : ils permettent d’économiser "l’équivalent de trois temps pleins, qui peuvent être redéployés sur des missions à valeur ajoutée", mais aussi d’être en position de "mieux négocier avec les fournisseurs".

"La rapidité de traitement des factures vis-à-vis des fournisseurs permet de négocier des remises supplémentaires. A l’échelle du CHU, on peut réaliser des gains de 300 à 400.000 euros de remises à l’année. En processus traditionnel, nous n’arrivons pas à aller suffisamment vite pour négocier des escomptes".

Pour Philippe Honoré, cette modernisation n’est pas seulement un projet informatique, comme il le précise : "Notre direction générale soutient tout projet de modernisation qui indirectement permette d’améliorer la qualité de service. C’est un élément clef pour revoir en profondeur une organisation pour une entité qui souhaite mettre en œuvre une dématérialisation réussie.

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