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Gestion des temps et des plannings : en finir avec les tableaux Excel...

PARIS, 24 février 2014 (Direct Hôpital) – De plus en plus d'établissements de santé utilisent des solutions dédiées à la gestion des temps et des plannings. Ils y gagnent en organisation et en budget, en limitant le recours à l'intérim.

La gestion des temps de travail est-elle le dernier gisement des hôpitaux ? La question avait déjà été posée par l'Adhress (l'Association pour le développement des ressources humaines dans les établissements sanitaires et sociaux)  lors de son dernier colloque au printemps 2013.
 
"Ces enjeux deviennent de plus en plus pressants, avec une problématique budgétaire très forte sur les hôpitaux", explique Anne-Sophie Kieffer, PDG d'Asys. La société édite Chronos, un logiciel de planification et gestion des temps. Son activité dans le secteur de la santé a fortement augmenté l'an dernier. Parmi les nouvelles références figurent le groupe privé DomusVi, les centres hospitaliers de Saint-Lô et Coutances, de Landerneau, de Mantes-la-Jolie, les CHU de Bordeaux et de Brest... 
 
"Chronos est stratégique pour les hôpitaux, car il leur permet d'aller chercher la bonne ressource au bon moment : celle qui est disponible, qui coûte le moins cher et qui a la bonne qualification", explique Anne-Sophie Kieffer. "Cela permet d'obtenir un retour sur investissement rapide, car optimiser la ressource disponible évite le recours aux heures supplémentaires et aux ressources extérieures, comme l'intérim", souligne-t-elle.
 
La solution permet notamment de :
- suivre et élaborer les tableaux de service prévisionnels et réalisés pour les temps de présence, d'absence et les activités au niveau de la structure (service, pôle, etc.) et au niveau individuel
- évaluer la conformité des tableaux de service avec la réglementation et les accords sociaux
- effectuer l'ensemble des décomptes de gestion de temps en référence au réglementaire de l'établissement
- calculer les indemnités relatives à la gestion des temps médicaux
 
"Aujourd'hui, il y a encore beaucoup d'hôpitaux où les plannings sont élaborés sur Excel", observe la PDG d'Asys. Or, le secteur de la santé est caractérisé par la complexité des rythmes de travail et par les attentes différentes des différents acteurs : assurer la continuité des soins pour les cadres de santé, gérer la masse salariale au mieux pour les DRH, disposer d'un outil fiable pour les médecins…
 
"Les solutions de gestion des temps touchent un public très large : chaque agent est un utilisateur potentiel", assure Anne-Sophie Kieffer. Cette utilisation va du plus simple (au niveau individuel, signaler ses absences, demander ses congés, etc.) au plus complexe (réaliser les plannings et tableaux de service). "Cela fluidifie et allège les processus de mise en place des plannings et augmente le sentiment de transparence et d'équité", ajoute-t-elle.
 
Accessible à chaque agent à n'importe quel moment, via un portail web, le système permet aussi d'améliorer la transmission de l'information.
 
Pour répondre aux besoins des établissements de santé, la société va lancer cette année un Club utilisateurs Chronos santé. "Ce sera un lieu d'échange pour impliquer nos clients dans l'évolution de nos produits et répondre à leurs besoins, qui sont parfois éloignés de ceux des entreprises d'autres secteurs." /mb

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