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GFI-Chronotime Santé: un logiciel de gestion du temps pensé pour les établissements de santé

Crédit: Fotolia/takasu
Crédit: Fotolia/takasu

La société GFI Informatique a développé un logiciel de gestion des plannings voué à simplifier la vie des cadres en établissements de santé. Chronotime Santé est actuellement à l'essai dans trois hôpitaux.

"L'hôpital est un laboratoire de ce qui se fait de plus complexe en matière de gestion des temps". Pour Adrien Damaso, directeur commercial à GFI, son fonctionnement ininterrompu, la nuit, les week-ends et jours fériés compris, et la diversité des professions de santé, le plus souvent non interchangeables entre elles, sont autant de facteurs de cette complexité.

Sa société a donc développé une solution en ligne "de pilotage des temps, plannings et activités" des professionnels du secteur de la santé.

Le représentant de GFI a identifié "deux volets" à ce logiciel, matérialisés par deux profils d'utilisateurs: l'un pour les cadres gestionnaires de services, et l'autre pour la direction des ressources humaines (DRH) de l'établissement.

Au premier, Chronotime Santé doit fournir une aide dans l'organisation des plannings. Il doit lui permettre de "s'assurer qu'il a bien les ressources dont il a besoin" là où il faut et quand il faut. La direction des ressources humaines en tire quant à elle une source d'information en temps réel, par exemple sur la gestion des repos ou les temps de travail.

En substance, l'objectif de Chronotime Santé est de faire gagner du temps, en libérant les cadres d'un maximum de tâches et en les assistant dans ce qui ne peut pas être automatisé.

Le logiciel est aussi programmé pour repérer les anomalies. Dans un établissement ayant mis en place un système de suivi de la présence par badge, par exemple, l'absence d'un agent est repérée par le logiciel. S'il s'agit d'une erreur, liée à un souple oubli de badge, l'agent peut lui-même le signaler depuis son compte internet d'utilisateur.

Cette "responsabilisation" des collaborateurs est une dimension importante de Chronotime Santé, a souligné Adrien Damaso. Chaque agent peut accéder en ligne à un agenda, récapitulant leurs affectations horaires et spatiales. Selon les paramétrages, il peut également poser des congés, quitte à attendre ensuite la validation par un cadre.

En cas de vide dans le planning, un responsable est sollicité pour résoudre le problème. Une liste de personnes susceptibles de prendre la relève, basée sur leurs compétences et leurs affectations, lui est alors proposée.

Le logiciel offre donc une vue "en temps réel" des présences dans l'établissement. Il rend aussi compte d'un certain nombre de données accumulées, comme le nombre d'heures réalisées par un agent, à comparer avec le temps de présence prévu au contrat sur un an. Un "calcul prévisionnel" permet au cadre de mesurer l'impact de ses décisions organisationnelles.

Le fonctionnement du logiciel est souple, a indiqué Adrien Damaso. Au prix d'un important travail de paramétrage, il s'adapte à l'organisation souhaitée de l'établissement (notamment pour ce qui est des alertes, des suggestions de remplacement, et des droits des différents utilisateurs etc.).

Le directeur commercial a également fait part d'un travail sur l'interopérabilité de Chronotime Santé avec d'autres logiciels, comme ceux de gestion des ressources humaines et de paie de la société Maincare Solutions.

Un "pack réglementaire", incluant par exemple des données sur la codification ou les réglementations horaires, permet au système de guider l'utilisateur dans ses choix.

Trois hôpitaux en test

GFI-Chronotime Santé est déployé "à titre de pilote" dans trois établissements: le CHU de Strasbourg, le CHU de Tours et dans un plus petit hôpital, celui de Sélestat (Bas-Rhin).

Interrogée par TecHopital, Corinne Guyon, chef de projet informatique au CHU de Tours, a expliqué que son établissement avait hésité avec le logiciel de l'éditeur d'EquiTime. Chronotime Santé a été retenu par l'établissement à l'issu d'un appel d'offres reposant sur trois principaux critères:

  1. L'intégration du logiciel au système de gestion des ressources humaines en place (Maincare Solutions)
  2. L'implantation et la "solidité" de la société prestataire
  3. L'adaptabilité du système. Sur ce point, la cheffe de projet a rapporté qu'au "vu de la jeunesse" du produit, l'établissement avait pu demander un certain nombre d'ajustements.

En collaboration avec GFI, l'établissement a notamment travaillé sur les droits des différents types d'utilisateurs et sur la transparence des plannings pour la hiérarchie.

Au CHU de Tours, la direction des ressources humaines est équipée de Chronotime Santé depuis janvier. Après l'extension à un secteur technique, prévue pour mars, et à deux pôles médicaux "avant l'été", le logiciel devrait être déployé dans l'ensemble de l'établissement au 1er janvier 2017.

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