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GHT: le réseau des contrôleurs de gestion achat hospitaliers prépare des outils

Crédit: Shutterstock/Zadorozhnyi Viktor
Crédit: Shutterstock/Zadorozhnyi Viktor

(Par Sylvie LAPOSTOLLE, aux Journées achat du Resah)

MONTROUGE (Hauts-de-Seine), 30 décembre 2019 (TecHopital) - Le réseau des contrôleurs de gestion achat hospitaliers constitué par la direction générale de l'offre de soins (DGOS) prépare des outils pour mesurer la performance achat dans les groupements hospitaliers de territoire (GHT), a-t-on appris fin novembre lors des Journées de l'achat hospitalier organisées par le Réseau des acheteurs hospitaliers (Resah) à Montrouge.

En ouverture des journées, le responsable du programme de performance hospitalière pour des achats responsables (Phare), Raphaël Ruano, a noté que l'arrivée de contrôleurs de gestion achat a permis de dynamiser la mise en place des premiers indicateurs, dont la performance achat, la cartographie achat ou encore la part de mutualisation, rendant les processus "lisibles".

Les contrôleurs de gestion achat dans les GHT sont encore "une jeune profession". Plus de 50% des GHT en comptent maintenant un. Pour leur permettre d'échanger des bonnes pratiques et d'avoir des liens au-delà du GHT, voire de la région, la DGOS a formé un réseau des contrôleurs de gestion achat hospitaliers, a indiqué Kafia Belkebla, consultante au Resah, lors d'un atelier sur la mesure de la performance achat.

Ce groupe de travail national sera "une aide importante pour les GHT pour la mesure et le suivi de la performance achat dans le cadre de la fonction achat territoire", a-t-elle estimé.

Piloté par Florence Millet, chargée de projet du programme Phare à la DGOS, ce groupe est constitué d'un référent contrôle de gestion achat par région et se réunit tous les deux mois, a décrit Amélie Mailhes, contrôleuse de gestion achat au CHU de Rouen et pour le GHT Normandie Centre.

Ses missions comprennent l'élaboration d'outils en lien avec le processus de remontée des gains. "Nous travaillons sur la mise en place d'une fiche de performance", a-t-elle cité.

Le réseau va aussi suivre l'évolution de la maturité de la fonction contrôle de gestion par un questionnaire transmis dans les ARS pour voir où chacun en est dans la mise en place de cette fonction.

Le groupe va également travailler sur des supports méthodologiques opérationnels pour aider les acheteurs: calcul de gain, modèles économiques proposés par les fournisseurs et aussi sur le calcul en coût complet.

Il est prévu de plancher sur des indicateurs (mise en œuvre et suivi: processus, tableaux de bord), d'évaluer la maturité de la fonction achat et sur la mise en place de l'interface DA/DAF (direction des achats/direction des affaires financières) sur l'élaboration de l'état prévisionnel des recettes et dépenses (EPRD) et le suivi budgétaire.

Avec un référent par région, de réseau forme un maillage régional. Chaque référent a un rôle d'animation et doit créer un réseau si ce n'est déjà fait. Cela permettra de répercuter l'information du groupe national et à l'inverse de faire remonter ce qui marche ou ne marche pas, a détaillé Amélie Mailhes.

Avec 18 mois de recul sur la fonction au sein du GHT Normandie Centre, elle a souligné le rôle de support qu'exerce le contrôleur de gestion achat auprès des acheteurs dans le calcul et la validation de la performance achat. "On fiabilise et centralise le suivi au fil de l'eau avec une fiche de remontée de la performance achat. C'est l'acheteur qui collecte les données pour les projets GHT qui concernent plusieurs établissements", a-t-elle témoigné.

Le GHT Normandie Centre compte neuf établissements et affiche un volume de dépenses achats de 300 millions d'euros (M€).

A l'Assistance publique-hôpitaux de Paris (AP-HP) où 80% des 2,5 milliards de dépenses achats sont centralisés, il existe déjà un comité de pilotage de la commande publique et un pôle de pilotage de la dépense qui sert d'interlocuteur concret pour les acheteurs. Un contrôleur de gestion achat viendra renforcer en janvier 2020 le pilotage de l'ensemble des indicateurs pour toutes les entités de l'AP-HP, a signalé Guillaume Lefoulon, directeur adjoint à la délégation au pilotage de la dépense et à la coordination des politiques d'achat.

Mettre en place des tableaux de bord

Pour suivre la "multitude d'indicateurs" de la performance achat, les professionnels ont recommandé de mettre en place des tableaux de bord et des modalités de reporting.

"S'il n'existe pas de système d'information (SI) achat, on utilise Excel pour construire son tableau de bord achat", a conseillé Pauline Havas, responsable du contrôle de gestion et de la certification des comptes à la direction des affaires financières aux hôpitaux de Saint-Maurice (Val-de-Marne).

"La difficulté, c'est la collecte des données. Il faut instaurer un calendrier avec des échéances pour faire passer cette nouvelle culture", a commenté Amélie Mailhes. Le GHT Normandie Centre compte quatre GEF différents (systèmes d'information de gestion économique et financière). "On attend avec impatience le SI achat", a-t-elle confié.

Quelles attentes des directions financières?

"Certains contrôleurs de gestion achat ont commencé à travailler avec des DAF de l'établissement support", a noté Kafia Belkebla.

Les attentes des directions financières portent sur les analyses prévisionnelles pour pouvoir mettre en évidence l'impact budgétaire de la performance achat et sur les analyses du "réalisé" pour établir une adéquation entre les dépenses liées à l'achat et l'activité. Cela comprend un suivi budgétaire des montants consommés/disponibles par compte au cours de l'année et le développement d'analyses et de tableaux de bord communs pour faire le lien entre les consommations, les recettes et l'activité, a-t-elle expliqué.

Pauline Havas, qui était contrôleuse de gestion achat avant de rejoindre la DAF des hôpitaux de Saint-Maurice, a indiqué que le GHT 94 Nord (avec seulement deux établissements, Saint-Maurice et le centre hospitalier Les Murets à La Queue-en-Brie), est "très en retard là-dessus", mais l'attente des DAF est d'arriver à faire des prévisions de dépenses liées au terrain.

A Caen, cela commence à se faire au niveau du CHU mais pas encore pour le GHT.
Pour l'AP-HP, "nous avons réalisé 85,5 M€ de gains achat en 2018, c'est-à-dire de dépenses évitées, mais la dépense de 70 M€ pour un nouveau traitement de l'hépatite C annule ce gain", a cité Guillaume Lefoulon. "Ce n'est pas facile de lier les gains achat et les gains budgétaires", a-t-il estimé.

Des ratios d'efficience par famille d'achat peuvent être calculés: dépenses achat/nombre de journées, dépenses laboratoire/nombre de lettre-clé B, dépenses de transports internes/nombre de kilomètres parcourus, dépenses de restauration/nombre de repas, dépenses de médicaments/lignes de dispensation ou dépenses informatiques/nombre de postes déployés, a cité Kafia Belkebla.

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