(Anap) a lancé en 2015 un travail sur les fonctions administratives, techniques et logistiques des hôpitaux (RH, finances, contrôle de gestion, biomédical...) qui seront éventuellement mutualisées par l'établissement support du GHT, pour le compte des établissements parties, a indiqué Alain Arnaud de l'Anap, lors de ces journées.

"Contrairement au projet médical partagé dont le calendrier d'élaboration est fixé dans un décret, les coopérations facultatives ne s'inscrivent pas dans un calendrier particulier, sauf si le GHT s'en fixe un", a-t-il précisé, tout en remarquant que "certaines ARS poussent à la construction de mutualisations pour ces fonctions au sein des GHT".

Une des questions qui se posent est celle "du bon niveau de mutualisation", lequel est à identifier au sein de chaque GHT. Mais sachant que le nombre d'établissements membres d'un GHT est assez variable, ou que les organisations de travail sont différentes, il est nécessaire de prévoir une "construction à géométrie variable", a souligné Alain Arnaud.

"Pour construire un projet commun, il faut donc conduire un travail de réingénierie qui soit à la carte, sans modèle unique", a-t-il poursuivi.

"Toutefois, il nous a d'abord semblé utile de construire un même langage, de pouvoir décrire de la même façon ce qui est fait au sein de chaque établissement d'un GHT et d'avoir une approche par les processus qui permette d'identifier ce que chacun fait, y compris en qualité et intensité de travail, et non pas seulement en nombre d'équivalents temps plein".

Le projet initié par l'Anap en 2015 visait au départ à disposer d'éléments de maîtrise de la masse salariale de ces fonctions. "Quand on étudie les données du retraitement comptable, on s'aperçoit qu'il y a une véritable hétérogénéité entre les coûts d'unité d'oeuvre et entre les moyens et les ressources consacrés par chaque établissement à ces différentes fonctions", a indiqué Alain Arnaud.

Cette "grande hétérogénéité [...] incline à penser que les établissements ne font pas du tout la même chose et qu'il est nécessaire de se décrire de la façon la plus commune possible".

Le travail a reposé sur une cartographie des processus. Elle pourra servir ensuite à des comparaisons fonction par fonction, puis établissement par établissement.

Le travail mené sur l'ingénierie biomédicale s'inscrit dans ce cadre.

Sébastien Pons, ingénieur biomédical au centre hospitalier Sainte-Anne (Paris), qui avait été chargé par l'Afib d'animer une réflexion sur "l'approche territoriale et le biomédical", a expliqué qu'un rapprochement s'était "assez rapidement" fait avec l'Anap et qu'un groupe commun avait été constitué pour mener à bien un travail sur les fonctions biomédicales dans la nouvelle approche territoriale.

Il a précisé que ce travail avait été commencé en février et s'achèvera mi-octobre. Il se traduira par une cartographie des processus qui sera disponible sur le site de l'Anap et l'Afib.

Cette cartographie proposera aux ingénieurs biomédicaux et à leurs établissements une description commune de leurs processus, afin de pouvoir réaliser un état des lieux sur les mêmes bases pour ensuite se comparer.

Il s'agira de pouvoir identifier les spécificités éventuelles ou le degré de spécialisation de chacun, de déterminer les synergies possibles ou de reconnaître des expertises dans tel ou tel établissement susceptibles d'être diffusées auprès d'autres établissements du territoire.

Même si plusieurs outils et textes existaient déjà pour le service biomédical, notamment des fiches métier, "il a fallu envisager désormais chaque processus sur un échelon territorial", a expliqué Sébastien Pons. "Comme il n'y a pas de modèle unique de GHT, il a aussi fallu nous recentrer sur notre coeur de métier", a-t-il précisé.

Il a confirmé que "les mots" étaient "importants pour avoir une vision commune et être très précis". "Par exemple, est-ce qu'on parle de dispositif médical ou d'équipement biomédical? Que met-on comme définition derrière? Est-ce qu'on parle de logiciels, d'accessoires, d'automates de laboratoire, d'appareils de radioprotection? C'est un vaste débat mais qui était nécessaire", a-t-il souligné.

Lors de la réflexion, "trois finalités" à atteindre ont été définies: "garantir l'adéquation entre les équipements biomédicaux et les besoins des utilisateurs, en qualité, en quantité et en performance"; "contribuer à la sécurité des soins"; "accompagner la construction et la mise en oeuvre du projet médical".

Pour y arriver, cinq "macro-processus" ont été déterminés:

• maintenir et exploiter le parc des équipements biomédicaux. "Il s'agit du domaine qui a été le plus consensuel", a précisé Sébastien Pons.
• assurer une démarche qualité et une gestion des risques
• pourvoir l'hôpital en équipements biomédicaux. "C'est tout le travail qu'on mène sur l'achat des équipements biomédicaux. Il est essentiel et extrêmement important. C'est celui qui recouvre le plus de processus" (dont la gestion de maintenance assistée par ordinateur [GMAO] et l'élaboration du plan d'équipements)".
• apporter des stratégies et conseils
• assurer le pilotage de la fonction.

A chaque fois, "on a essayé de voir l'influence de la territorialisation sur le processus" à travers cinq dimensions, par exemple en se demandant si cette territorialisation "va permettre d'acquérir, de renforcer ou de diffuser des expertises au sein des différents établissements qui composent le GHT", ou si elle va "permettre d'améliorer l'environnement de travail".

Une cotation de chacun des processus a été faite à travers ces différentes questions.

Il est apparu que la territorialisation des processus aura une importance surtout sur la démarche qualité et la gestion de risques, ainsi que sur les stratégies, a précisé Sébastien Pons. Par exemple, "un intérêt territorial existe vraiment pour la matériovigilance, la radioprotection, la sécurité technique et la gestion de qualité des risques puisqu'on va homogénéiser nos pratiques".

La territorialisation aura aussi un intérêt sur les autres macro-processus. Par exemple, sur le pilotage de la fonction, son bénéfice sera certain pour la veille réglementaire.

Le document qui sera publié mi-octobre effectuera une description des processus, et identifiera, pour chacun, les principaux textes et documents applicables. Les bénéficiaires de chaque processus seront précisés dans une liste (comme le service biomédical, la direction générale, les pôles ou les services). Des propositions d'unités d'oeuvre et des critères de qualité seront également faites.