Dès 2013 dans le cadre de ses orientations stratégiques, l'établissement a "souhaité maîtriser la gestion des flux de patients et arriver à gérer de manière plus structurée les épisodes de tension sur les lits", a retracé Antoine Loubrieu, directeur des opérations et parcours au CH du Mans, lors de cet événement organisé par l'Agence nationale d'appui à la performance des établissements de santé et médico-sociaux (Anap) le 13 novembre.

L'établissement compte près de 1.700 lits et places au total, et enregistre près de 100.000 passages aux urgences chaque année, dont plus de 60.000 aux urgences adultes.

Une cellule de gestion des lits a été mise en place en 2015, d'abord sur le périmètre de la médecine, avant d'être étendue à la chirurgie et au pôle femme-mère-enfant.

Outre la gestion des épisodes de tension et l'objectif de "placer le bon patient dans le bon lit", la cellule vise à "éviter les passages au service des urgences en facilitant les entrées directes" et à permettre aux urgentistes d'avoir une visibilité sur l'orientation des patients dans les unités d'hospitalisation, a précisé Florence Desarthe, cadre de santé au sein de la cellule.

Le CH a commencé en 2019 à travailler sur le suivi de la disponibilité des lits à l'échelle du GHT de la Sarthe, dont il est l'établissement support, en vue de déployer d'ici 2021 la gestion des flux de patients auprès des 10 établissements du groupement.

Les autres établissements membres "ont surtout des services de médecine polyvalente en aval des urgences", a précisé mercredi Antoine Loubrieu à APMnews (site d'information du groupe APM International dont fait partie TecHopital). "Le besoin essentiel est d'assurer une bonne coordination de l'aval des urgences du GHT à travers l'ensemble des services de médecine".

"Depuis quelques semaines, on a un outil rempli quotidiennement par l'ensemble des établissements, porté à la connaissance de tous et qui traduit la disponibilité en lits de chacun" et un certain nombre d'indicateurs d'activité, afin de faciliter le transfert des patients vers l'un des établissements du GHT à partir des urgences, a expliqué lors de son intervention Agnès Bonnain, cadre supérieure de santé au sein de la cellule.

Au CH du Mans, le dispositif "accompagne fortement" le projet de restructuration capacitaire et immobilière de l'établissement, qui comprend "la création de deux bâtiments, qui vont être mis en service courant 2020", l'un pour la prise en charge ambulatoire et l'autre consacré à l'hospitalisation complète de médecine spécialisée, a par ailleurs souligné Antoine Loubrieu.

L'opération va se traduire par une réduction capacitaire de 40 lits, "l'objectif étant de concrétiser le virage ambulatoire du CH".

Au-delà d'une gestion stricto sensu des lits, l'hôpital a décidé, en 2017, "au moment de la création de la direction des opérations, de sécuriser la gestion des flux au sens large, d'agir sur les lits et l'ensemble des déterminants, en jouant sur les facteurs contributifs à la fluidification globale des parcours", a-t-il expliqué.

Le département de gestion des parcours patients du CH comprend ainsi la régulation des transports (internes et externes), regroupée sur un plateau unique avec la gestion des lits et des séjours, ainsi que les équipes du bionettoyage. La coordination SSR (soins de suite et réadaptation) est dans le même espace.

La cellule est, depuis octobre, dotée d'une cellule de programmation des séjours de médecine de spécialité. Les patients étant souvent placés dans les unités en fin de soirée ou début de nuit, l'élargissement des horaires de la cellule d'ordonnancement jusqu'à minuit est prévu en 2020.

Quelque 1.000 lits sont aujourd'hui "ordonnancés", a précisé Antoine Loubrieu à APMnews, soulignant que les soins critiques, la gériatrie et l'obstétrique ne sont pas concernés par la cellule.

Le département de gestion des parcours compte au total 90 agents (la majorité étant des professionnels du brancardage et du transport), dont 7 équivalents temps plein (ETP) d'infirmier pour la cellule de gestion des lits, 3 ETP d'infirmiers pour la cellule de programmation et 3,6 ETP de régulateurs pour les transports. Il comprend un binôme de médecins référents de la gestion des parcours (un urgentiste et un médecin spécialiste).

Les équipes médicales ont été impliquées dans la construction du thésaurus médical, qui définit les règles d'orientation du patient. Il est important que celui-ci soit travaillé "au sein de la spécialité, mais aussi entre les spécialistes eux-mêmes, et avec les médecins de médecine polyvalente", a précisé Agnès Bonnain.

Les praticiens de l'établissement accèdent à un numéro médical direct qui "leur permet d'être prioritaires pour joindre l'ordonnancement". La gestion des flux repose également sur des lignes d'avis médical, par lesquelles les médecins de spécialité et de médecine polyvalente répondent aux demandes internes et externes.

La cellule d'ordonnancement "offre l'intérêt pour les urgentistes et les paramédicaux des urgences de n'avoir qu'un seul interlocuteur", alors qu'ils devaient auparavant appeler "5 ou 6 unités pour connaître la disponibilité en lits". Elle permet aussi "de réduire le nombre d'appels passés aux unités et de recentrer les infirmiers sur les soins", a expliqué Florence Desarthe.

En centralisant autour d'un guichet unique les flux venant des urgences, de la programmation des séjours et des entrées directes, le CH parvient à optimiser l'occupation de ses lits. "A travers la programmation, on tend vers des séjours mieux organisés, donc plus courts, avec des durées prévisionnelles de sortie", a-t-elle souligné.

Interrogé sur ce point par APMnews, Antoine Loubrieu a confirmé l'augmentation des taux d'occupation, tout en soulignant que la cellule d'ordonnancement "n’est pas seule contributive de ce résultat", l'activité ayant augmenté et le capacitaire de l’établissement ayant "fait l’objet d’adaptations".

Entre 2015 et 2019, le taux d’occupation en médecine est passé de 87% à 95%. Il a progressé de 71% à 83% en chirurgie et de 82% à 92% en médecine, chirurgie, obstétrique (MCO).

Le dispositif aboutit également à une plus "grande sécurisation du parcours par la programmation de chacune des étapes", et, grâce au thésaurus médical, à "une plus grande orientation conforme à l'avis médical", a souligné Christophe Lindner, ingénieur responsable des flux et transports patients.

Malgré les bons résultats de la démarche demeurent "des points de vigilance", a cependant pointé Antoine Loubrieu. La gestion centralisée des flux de patients "ne doit pas déresponsabiliser l'encadrement et les équipes médicales. Si on n'a pas les dates prévisionnelles de sortie, la durée de séjour, la cellule ne peut rien faire", a-t-il averti.

L'établissement, qui a été accompagné sur le sujet par l'Anap, travaille en outre sur le besoin journalier minimum en lits (BJML). L'outil "nous a été transmis par l'Observatoire régional des urgences des Pays de la Loire, sur la base de la méthodologie définie par la Fedoru [Fédération nationale des observatoires régionaux des urgences]", a-t-il expliqué à APMnews.

"Cet outil détermine un besoin journalier en lits depuis les urgences transmis pour chaque semaine de l'année".

Le CH se penche désormais sur la mise en oeuvre du BJML, en le déclinant par spécialités, pôles et services. Il prévoit également de compléter son dispositif par l'expérimentation d'une cellule d'appui à la gestion des sorties.

L'autre facteur important "à ne pas négliger" est le système d'information, a insisté Antoine Loubrieu. "On a un outil pour la régulation des transports, un outil pour la gestion des lits, qui lui-même n'est interfacé ni avec notre dossier patients ni avec notre GAM [gestion administrative du malade]".

L'objectif est "d'avoir un logiciel unique qui gère l'ensemble des flux transport, bionettoyage, gestion des lits, sur le GHT, interfacé avec le DPI, notre GAM" et le logiciel des services d'imagerie.

Interrogé par APMnews sur l'existence d'un dossier patient informatisé (DPI) commun, Antoine Loubrieu a expliqué que le GHT était "en cours de structuration d'un système d'information convergent".