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Le "lean design" utilisé pour un projet de construction aux HCL

Crédit: Fotolia/Gajus
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PARIS, 19 mars 2019 (TecHopital) - Le recours au "lean design" pour conduire un projet de construction à l'hôpital offre l'avantage d'une démarche participative et probablement plus économique que la gestion de projet traditionnelle, selon l'expérience des Hospices civils de Lyon (HCL) présentée le 12 mars lors d'un Cercle de l'Agence nationale d'appui à la performance des établissements de santé et médico-sociaux (Anap), à Paris.

Lors d'un atelier portant sur l'innovation aux urgences, Anne Decq-Garcia, directrice du groupement hospitalier Lyon-Sud aux HCL, a présenté avec le Dr Véronique Potinet, chef de services des urgences, et Dominique Combarnous, cadre supérieur de pôle, la démarche de lean management appelée lean design utilisée pour le projet Baureals qui restructure les blocs opératoires, les urgences et la réanimation sur ce site de Lyon-Sud.

Comme elle l'a déjà exposé en octobre 2018 lors du Séminaire national des hospitaliers, organisé à Lyon, c'est une "démarche participative qui a associé 180 professionnels", du brancardier au professeur des universités-praticien hospitalier (PU-PH), des patients (100) et l’institution.

La méthode vise à beaucoup réfléchir en amont en commun pour optimiser le capacitaire, la performance des organisations et des locaux avec comme objectif stratégique l'amélioration des conditions de travail et d'accueil du patient, a indiqué le Dr Potinet.

"On mène une réflexion sur tous les flux: patients, logistique, médicaments", a complété Dominique Combarnous.

"Ce collectif donne une force", a témoigné le Dr Potinet. "Valider les solutions à 180 est la condition de la réussite. On s'est donné les moyens de la transparence et d'ailleurs le service des urgences a connu 3 mois de grève, mais on l'a assumé", a ajouté Anne Decq-Garcia.

Après 4 mois de préparation, a suivi une phase de 8 mois de travail sur les dysfonctionnements, "une phase un peu délicate", qui nécessite de la maturité. "C'est un peu la 'Vallée de la mort'. On souffre, d'où la grève aux urgences, à force de travailler sur ce qui ne va pas", mais la phase suivante de recherche de solution a été "foisonnante", a-t-elle poursuivi.

Vendredi 8 mars, le programme Baureals a été validé par l'institution. L'investissement s'élève à 100 millions d'euros dont 84 M€ de travaux avec la reconstruction d'un bâtiment et la rénovation de surfaces. Le dossier est passé devant le comité interministériel de la performance et de la modernisation de l'offre de soins (Copermo), avec un "retour positif", a annoncé Anne Decq-Garcia.

La consultation de l'architecte sera réalisée à partir d'avril avec une sélection en octobre, selon la même méthode participative. Les premiers locaux pour les urgences devraient ouvrir en décembre 2022 et tous les locaux en août 2025.

Le projet a nécessité 18 mois d'étude avec 18 groupes de travail. Il y a eu des journées entières de séminaire pour plancher collectivement, puis en atelier sans lien hiérarchique dans le groupe. Les équipes ont appris la culture lean et découvert de nombreux outils comme l'obeya, une grande salle de pilotage dans laquelle évolue visuellement le projet.

La préparation du projet a beaucoup mobilisé les équipes. Pendant les séminaires, des salles de bloc étaient fermées et le pool de remplaçants a été mobilisé aux urgences pour permettre au personnel de participer. Cela a un coût en termes de ressources humaines. Anne Decq-Garcia va évaluer à partir des feuilles de présence les ressources employées et elles seront mises en balance avec le projet du pavillon H, ouvert en septembre 2018 à l'hôpital Edouard-Herriot pour regrouper des blocs opératoires, les urgences et l'imagerie et qui a été conduit selon une méthode plus traditionnelle. Elle doit faire la démonstration du gain avec le lean.

"A priori, on est gagnant en volume d'heures de professionnels", a-t-elle déclaré.

En outre, la directrice pense pouvoir tabler sur une moindre révision du programme de travaux. "En général, un projet s'accompagne d'un coût de 10% en révision de programme. Notre objectif est deux fois moindre. Il y aura beaucoup moins de travail de groupe avec l'architecte. L'engagement en ressources sera moindre", a-t-elle estimé.

Le lean, c'est avant tout une amélioration continue, a-t-elle souligné. "Il ne faut pas le voir comme un outil de plan d'efficience", a-t-elle commenté. Les équipes ont déjà intégré de nouvelles façons de travailler, de nouvelles organisations.

Maintenant que l'acculturation est faite, les HCL poursuivent le déploiement du lean management. "La méthode de lean design est adoptée pour tous les gros projets -nous en avons trois entre 50 et 100 M€". La méthode induit des changements managériaux avec une volonté d'être plus proche du terrain.

Ce projet "donne du sens et redynamise une équipe", a témoigné le Dr Potinet.

sl/ab

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