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Le logiciel Ambu-Track* améliore le parcours patient en chirurgie ambulatoire à l'hôpital privé des Côtes-d'Armor

Accueil chirurgie ambulatoire
Accueil chirurgie ambulatoire

(Lauréat du concours APMnews de la meilleure idée de reportage hospitalier)

L'hôpital privé des Côtes-d'Armor situé à Plérin près de Saint Brieuc a permis d'améliorer le parcours des patients en chirurgie ambulatoire grâce à Ambu-Track*, un logiciel de traçabilité permettant de géolocaliser les malades, mais aussi de réduire leur temps d'attente, a constaté TecHopital sur place.

Il est 8h du matin lorsque le patient qui va subir une opération de la cataracte entre dans le bâtiment flambant neuf, à l'architecture moderne, géométrique et métallique de l'hôpital privé des Côtes-d'Armor.

Admissions
Passé l'entrée, il se dirige vers le premier étage où se situe l'accueil du service ambulatoire. C'est ici que la secrétaire lui remet son passeport ambulatoire, un dossier détaillant son parcours avant et après opération. Elle colle un autocollant sur son dossier puis l'oriente vers les admissions chargées de procéder aux vérifications administratives.

Le circuit du Fast Track (procédure accélérée) débute par l'accueil des infirmières qui procèdent aux vérifications médicales et posent un bracelet d'identification au poignet du patient. Pour bénéficier de ce circuit court spécifique permettant d'accéder directement au bloc opératoire, il faut recevoir l'aval du chirurgien, après validation par l'anesthésiste.

Sac de vêtements du patient

Une fois l'entretien avec les infirmières réalisé, le patient accède au vestiaire où il dépose ses affaires dans un casier après s'être changé. "C'est un peu comme à la piscine", explique Christine Gracia, cadre de santé.

Il est ensuite pris en charge par un brancardier qui le transporte vers le bloc opératoire. La durée moyenne de l'opération éligible au "Fast Track" est de 15 minutes. Ce système "réduit le temps d'attente", précise l'établissement.

Sortie du bloc opératoire
Après l'intervention, le brancardier récupère le sac entreposé dans le casier et transporte le patient dans une chambre où il peut se reposer quelques minutes avant de se rhabiller. Il est ensuite conduit dans un petit salon où il reçoit une collation et peut s'y reposer le temps qu'il veut. Enfin, il repasse par le bureau des admissions avant de rentrer chez lui accompagné d'un proche.

"Moins on reste à l'hôpital, moins on court de risque infectieux", affirme Christine Gracia. Au total, le patient aura passé moins de 3 heures au sein de l'établissement pour une opération de la cataracte.

Le lendemain de l'intervention, une infirmière l'appelle au téléphone et vérifie que tout va bien, l'interroge sur des douleurs éventuelles. La veille de la chirurgie déjà, la soignante avait rappelé les modalités de la prise en charge et quelques consignes, notamment sur la douche préopératoire, le jeûne éventuel.

Ambu-Track*, un logiciel pour tracer le parcours patient

Passeport ambulatoire avec l'autocollant
L'autocollant collé sur le passeport ambulatoire du patient contient en fait une puce RFID (Radio Frequency Identification) qui permet de tracer le patient en temps réel, tout au long de son parcours.

Cette puce est reliée à des antennes, installées dans les plafonds et faux-plafonds de l'établissement, y compris dans le bloc opératoire. Elles transmettent les informations vers un logiciel qui permet à tout instant à l'équipe soignante de géolocaliser le patient et suivre sa progression à travers les différents services. A noter que le logiciel Ambu-Track*, développé par l'entreprise rennaise Télécom Santé, fut lauréat en 2016 du "challenge de l'innovation" organisé par la Fédération de l'hospitalisation privée (FHP).

Grâce au logiciel, des alertes sont transmises aux équipes lorsque les temps d'attente sont trop longs. Une fois les goulots d'étranglement identifiés, une patrouille mobile de soignants de l'ambulatoire permet de résoudre le problème.

Ce sont des cadres de soin qui gèrent et envoient le personnel d'appoint pour vérifier ce qui se passe et résoudre l'incident. "On se renseigne sur ce qui ne va pas, on regarde pour optimiser le circuit", fait remarquer Christine Gracia. "Il peut s'agir d'une personne qui a du mal à se déshabiller par exemple".

Il est ainsi possible de savoir à tout instant où le patient se trouve et si sa progression correspond aux temps de parcours théoriques, qui sont prévus en ambulatoire pour chaque type de pathologie, chaque type d'opération. "Grâce à cet outil on peut ajuster l'heure de convocation en fonction du type de chirurgie", complète la cadre de soins.

Grâce aux informations fournies, "les équipes soignantes sont en mesure d'agir avant que le retard ne devienne critique et pose un problème plus important dans l'organisation du programme de l'établissement", explique Pierre Guégan, directeur de l'établissement.

"Ambu-Track* identifie les goulots d'étranglement et permet de mieux gérer les zones tampon avant les blocs opératoires. Et si le temps avant opération reste à améliorer, jusqu'à présent l'après-opération ne pose pas de souci".

Une innovation développée par Télécom Santé

Interface du logiciel Ambu Track indiquant le nombre de patients dans les différents services et les alertes
L'hôpital privé des Côtes-d'Armor (HPCA) étant un client historique et géographiquement proche de Télécom Santé, la société rennaise a naturellement voulu tester "grandeur nature" son nouveau logiciel sur le site de Plérin.

La technologie Ambu-Track* utilise un matériel assez basique: des antennes RFID, des badges positionnés sur les dossiers des patients. "Un matériel passif pour que ce soit très peu coûteux par patient". Et pour que la solution reste peu onéreuse, Télécom Santé n'envisage pas de faire évoluer "ce matériel", explique Matthieu Mallédant, son PDG.

En revanche, en ce qui concerne le logiciel, "il est en évolution permanente", complète-t-il. "Nous le faisons évoluer en continu, en discutant avec nos clients, en fonction des besoins, des remontées de terrain".

"Des fonctionnalités supplémentaires vont être ajoutées", précise le chef d'entreprise. L'HPCA utilise en effet beaucoup les alertes patients ou les alertes de sécurité. Par exemple, "un patient censé rester 6-8 minutes et qui y reste 15 minutes, signifie qu'il a peut-être fait un malaise, ou bien s'est trompé de porte, etc. Nous allons donc installer plus d'alertes afin de détecter les comportements anormaux".

Autre évolution, "nous envisageons de rajouter des recueils statistiques, de manière à donner la capacité à l'hôpital de rejouer la journée, pour mieux anticiper les besoins, et savoir pourquoi le fonctionnement a bloqué à tel endroit".

Avec les données fournies par Ambu Track*, la clinique peut en effet visualiser les points de congestion, identifier les problèmes et définir les points d'amélioration. "C'est un outil d'amélioration continue [...] puisque l'établissement dispose d'une masse d'informations sans cesse plus importante", souligne Pierre Guégan, son directeur.

"Nous envisageons enfin d'installer des connecteurs afin de proposer des solutions de préadmissions en ligne. Les patients pourront ainsi faire leur admission sur smartphone. Et en arrivant à l'hôpital, ils se dirigeront directement vers le service concerné", complète le directeur de Télécom Santé.

"Notre objectif est d'enlever tout ce qui est sans valeur ajouté pour les soignants, de manière à ce qu'un établissement puisse traiter deux fois plus de patients par jour", indique Matthieu Mallédant.

Une chirurgie ambulatoire bien acceptée

Vue extérieure de l'hôpital privé des Côtes d'Armor
Les questionnaires soumis par l'hôpital aux patients indiquent que 98% d'entre eux sont satisfaits par ce système de Fast Track. Et au final, 2% des patients doivent revenir consulter après l'intervention. "Les gens sont demandeurs", affirme la cadre de soin.

Mais tous les patients ne sont pas éligibles à ce système. Ils doivent obligatoirement être âgés de plus de 15 ans, ne pas souffrir d'handicap et être aptes à comprendre le circuit de prise en charge rapide. Enfin, le séjour ne doit pas excéder une durée de 5 heures.

"La volonté de l'établissement est de pousser plus avant la logique du patient responsable et du patient autonome, un patient acteur de sa guérison", déclare le directeur de l'HPCA.

"Pour le futur nous envisageons donc de réaliser du Fast Track à pied. Le patient ira à pied au bloc opératoire, sans passage par la salle de réveil comme c'est déjà le cas avec le Fast Track mais sans, non plus, le passage par une chambre de repos. Car plus le patient est debout et plus il se remet vite", complète Pierre Guégan.

L'hôpital privé des Côtes d'Armor (HPCA)
  • Issu du regroupement de quatre établissements installés jusqu'ici en centre-ville de Saint-Brieuc, l'HPCA a été mis en service en janvier 2016
  • Equipement de 60 millions €
  • 300 lits et places
  • 130 praticiens
  • 15 blocs opératoires
  • 60% de chirurgie ambulatoire
  • Spécialités traitées en ambulatoire: ophtalmologie, orthopédie, urologie, chirurgie digestive, gynécologie, ORL, bucco-dentaire.
  • 367 salariés dont 293 dans les services de soins
  • Coût du logiciel Ambu-Track* : 90.850 euros, financé à 100% par l'ARS.

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