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Le Resah publie un guide sur la gestion et la maintenance des équipements biomédicaux

PARIS, 23 décembre 2020 (TecHopital) - Le Réseau des acheteurs hospitaliers (Resah) a publié le 18 décembre un guide intitulé "Comment optimiser et gérer la maintenance des équipements biomédicaux" afin d'aider les établissements de santé à réfléchir aux choix d'organisation de la maintenance.

"Une maintenance insuffisante, incomplète ou mal programmée des équipements biomédicaux peut avoir d’importantes conséquences pour l’activité, la qualité des soins et les finances d’un établissement de santé ou d’un groupement hospitalier de territoire (GHT)", précise le Resah dans ce document de 50 pages sur la maintenance des équipements biomédicaux.

"Le but de ce guide est donc d’aider les décideurs à réfléchir aux choix d’organisation de la maintenance, qu’elle soit préventive, corrective ou prédictive, et aux leviers d’optimisation de son suivi et de sa gestion", notent les auteurs.

Le Resah précise ainsi que "l'impact financier de la maintenance des équipements biomédicaux n’est pas anodin. Il est couramment admis que les dépenses générées chaque année par un équipement atteignent entre 7 et 10% de son prix d’acquisition, mais peuvent atteindre jusqu’à 17%. Rien que dans le secteur public, les dépenses de maintenance sont estimées à près de 520 millions d’euros annuels -dont 352 millions consacrés aux contrats forfaitaires et quasiment 100 millions aux réparations".

Il rappelle dans un premier chapitre que la maintenance est une obligation encadrée par la législation.

Puis il définit dans un deuxième chapitre les différents types de maintenance.

La maintenance préventive consiste à réaliser des "visites régulières au cours desquelles on procède au nettoyage ou au changement des pièces à durée de vie limitée (filtres, tuyaux, membranes, etc.). Elle a aussi pour but de garantir dans le temps la performance initiale de la machine aussi bien en termes de qualité que de sécurité". Elle peut être réalisée en interne, selon la machine ou la formation reçue par l’équipe biomédicale, ou externalisée.

La maintenance curative ou correctrice "couvre les opérations effectuées consécutivement à un dysfonctionnement d’un équipement, afin de le remettre en état de marche. Elle peut être également réalisée en interne, selon la machine ou la formation reçue par l’équipe biomédicale, ou externalisée."

La maintenance évolutive consiste à réaliser des interventions dont le but est de faire évoluer l’équipement au fil du temps, notamment l’imagerie médicale en constante évolution, avec des sauts technologiques en matière d’intelligence artificielle, de résolution d’image ou d’aide au diagnostic.

Bien qu’elle implique un surcoût (environ 20%), la maintenance évolutive est intéressante à double titre: elle permet de disposer après cinq années d’exploitation d’une machine aux performances équivalentes à une machine neuve, et elle contribue à valoriser le dispositif dans le cas d’une éventuelle reprise.

Enfin, la maintenance prédictive sera capable de signaler des altérations de fonctionnement ou des facteurs annonciateurs (usure de certaines pièces, par exemple). Elle va déclencher une intervention afin de prévenir une panne en devenir.

Le choix entre internalisation ou externalisation

Plusieurs options s’offrent s’agissant de la maintenance des équipements biomédicaux qui peut être prise en charge par l’établissement, déléguée totalement ou en partie.

Le Resah constate qu'en France, "la maintenance est plutôt externalisée de manière globale dans le secteur privé qui ne dispose pas, dans la plupart des cas, d’équipes biomédicales intégrées, et de façon partielle dans le secteur public".

S’agissant des établissements publics de santé, cette délégation intervient surtout pour les équipements lourds d’imagerie médicale (scanner, IRM…) au fonctionnement complexe mais aussi, en raison de l’importance des parcs et du nombre d’interventions à réaliser, pour le matériel de laboratoire, les équipements de monitorage, de ventilation et de réanimation, ou l’instrumentation chirurgicale, soulignent les auteurs.

Selon les chiffres du programme Phare (Performance hospitalière pour des achats responsables), près de la moitié des contrats (46%) concernent le domaine de l’imagerie médicale, contre 18% pour la radiothérapie, 11% les matériels de laboratoires, 8% les équipements des blocs opératoires et 8% les dispositifs utilisés dans les services de réanimation. Dans le secteur de l’imagerie en coupe, les dépenses annuelles affectées à la maintenance (115 millions d’euros) sont presque aussi importantes que les enveloppes destinées aux acquisitions (132 millions).

Le document révèle que les dépenses biomédicales du CHU de Grenoble atteignaient 18 millions d’euros en 2018. Sur ce montant, 6,7 millions étaient consacrés à la maintenance, soit 4,5 millions alloués aux contrats de maintenance, 700.000 euros aux pièces détachées et 1,5 million aux interventions extracontractuelles.

Quel que soit le mode de gestion choisi, l’établissement de santé, par la politique qu’il définit et les moyens qu’il lui consacre, porte la responsabilité de la maintenance de ses équipements biomédicaux, afin de garantir leur niveau de performance et, par ricochet, la sécurité et la qualité des soins apportés à ses patients.

En matière d'externalisation, "de plus en plus de prestataires offrent la solution d’une maintenance partagée, cadre plus souple alliant la présence permanente des équipes biomédicales et l’expertise du fournisseur".

Ainsi, "les techniciens de l’établissement sont formés par les campus des fabricants pour des interventions de premier niveau. En raison du coût de la formation, le système est avant tout efficace pour le matériel type échographes ou moniteurs. L’imagerie n’est pas concernée en raison de la complexité du matériel et du nombre moins important de pannes".

Les atouts du système: des réparations très rapides avec le personnel en place et un allègement de la facture. Au CH de Douai (Nord), la maintenance partagée a permis à la fois de réduire les délais d’intervention et de faire des économies de 20% pour la centrale d’eau de la dialyse, souligne le Resah.

Que la maintenance soit réalisée par le fabricant ou un prestataire spécialisé, trois grands types de contrats sont couramment proposés à l’exploitant: une offre préventive, le plus souvent forfaitaire pour une période déterminée; une offre curative, globale ou ordonnée au coup par coup par des bons de commande, facturée sur la base d’un forfait ou par intervention en fonction de plusieurs éléments (déplacement, main d’œuvre, pièces…); une formule "tous risques", comprenant le préventif et la réparation des pannes, sans limitation du nombre d’interventions.

Les points de vigilance vis-à-vis des contrats de maintenance

La direction des affaires juridiques de Bercy rappelle que les prestations de maintenance, à l’instar de tout achat de fourniture et de service, sont soumises aux règles de la commande publique, et l’Agence nationale de sécurité du médicament et des produits de santé (ANSM) insiste sur la nécessité de "contractualiser les prestations de maintenance et de les encadrer".

Le guide du Resah détaille les points de vigilance à porter sur:

  • Le cycle de vie du matériel n’est pas forcément celui du marché
  • La rapidité d’intervention du prestataire
  • La disponibilité du matériel
  • La compétence et la proximité des équipes
  • L’organisation du planning de la maintenance
  • Les pièces détachées
  • La maintenance des logiciels embarqués
  • Le fonctionnement de la télémaintenance
  • Optimiser les contrats de maintenance.

Il existe plusieurs leviers permettant d’optimiser les contrats de maintenance, notamment la mutualisation des besoins, l’ouverture à la concurrence, la délégation globale d’un parc et le recours à la maintenance multimarques.

En ce qui concerne le recours à la tierce maintenance, le Resah souligne que "si [elle] est entrée dans les mœurs des établissements de santé en Italie -où elle existe depuis une trentaine d’années et pèse environ 60% du marché de la maintenance- et au Royaume-Uni, elle demeure un choix encore minoritaire dans l’Hexagone. Elle ne représente aujourd’hui qu’entre 50 millions et 60 millions d’euros, hôpitaux et cliniques confondus".

"Comment optimiser et gérer la maintenance des équipements biomédicaux", Resah, décembre 2020

gdl/ab

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