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Les HCL simplifient leur gestion des prêts de matériel chirurgical grâce à une plateforme de réservation internet

Crédit : Robert Przybysz/Fotolia
Crédit : Robert Przybysz/Fotolia

(Par Sylvie LAPOSTOLLE, au congrès de la SF2S)

MARSEILLE, 27 septembre 2019 (TecHopital) - Pour faciliter la gestion des prêts d'ancillaires et d'implants pour les blocs opératoires et les pharmacies à usage intérieur (PUI), les Hospices civils de Lyon (HCL) ont recours depuis juin 2018 à la plateforme de réservation dématérialisée Arsenal chirurgical*, un dispositif présenté au congrès de la Société française des sciences de la stérilisation (SF2S).

La gestion des prêts d'ancillaires et implants nécessaires aux interventions chirurgicales d'orthopédie, de neurochirurgie entre autres est "une activité complexe et chronophage" dans les établissements de santé, a rappelé Stéphane Corvaisier, pharmacien à la stérilisation centrale des HCL.

Pour les 10-12 blocs opératoires répartis sur les quatre groupes hospitaliers (GH) des HCL, cela représente une "volumétrie importante" et sollicite différents intervenants: le bloc, la pharmacie, la stérilisation, et les fournisseurs. Cela met en jeu différents moyens de communication et des supports d'échanges disparates aux HCL et chez les fournisseurs (téléphone, fax, mail). En outre, la stérilisation est souvent prévenue le jour de l'arrivée du matériel seulement alors qu'elle doit le stériliser pour une intervention donnée. Les relances prennent aussi du temps.

Les HCL ont testé pour le bloc d'orthopédie la plateforme internet payante Arsenal chirurgical* qui fonctionne sur abonnement. Trois services ont eu accès: la pharmacie des dispositifs médicaux stériles (DMS), le bloc opératoire et la stérilisation pour le GH Lyon-Sud.

La demande de prêt est saisie sur le site par l'équipe paramédicale du bloc avec possibilité de validation pharmaceutique et envoyée automatiquement vers le fournisseur. Celui-ci dit s'il peut mettre à disposition l'ancillaire ou non. Chaque intervenant peut visualiser en temps réel sur un tableau de bord le statut de chaque prêt demandé (planning des livraisons, interventions, retours) et peut ainsi anticiper son activité.

L'utilisation a commencé fin juin 2018, après une formation de moins d'une demi-journée, pour toutes les demandes de prêts du bloc orthopédie, sans validation pharmaceutique.

Un bilan a été fait après 9 mois d'utilisation puis après 14 mois aux HCL avec un total de 244 demandes de réservations de prêts dont 26 ont été annulées avant d'obtenir la réponse du fournisseur. Sur ces 218 demandes effectives, 122 concernaient des fournisseurs connectés à la plateforme, a rapporté Sophie Kalfon, interne en pharmacie aux HCL.

Le bloc a annulé 25 demandes, soit un taux de 11,8%. Ce taux a diminué sur la période, passant de 13,2% pendant les 9 premiers mois à 8,8% sur les 5 mois suivants, correspondant probablement à une phase d'apprentissage et de maîtrise de la plateforme par les utilisateurs.

De plus, la proportion de fournisseurs connectés a progressé de 52% au début à plus de 70%, et cela continue à augmenter, a-t-elle indiqué.

Un véritable outil de pilotage

"Beaucoup d'informations peuvent être récoltées via la plateforme, ce qui en fait vraiment un outil de pilotage, notamment par bloc", a-t-elle témoigné. Des analyses des annulations par bloc ont été faites qui pouvaient être le reflet d'une désorganisation du bloc ou d'une phase d'apprentissage. Il est possible de faire un tri par chirurgien et de voir si l'anticipation de la réservation est suffisante.

L'équipe a aussi analysé le délai moyen de réponse par fournisseur -très variable- et le respect par rapport à la date demandée. En moyenne, la livraison est faite 1,4 jour après la date attendue.

Au niveau du bloc, "cela a permis une simplification et une harmonisation des pratiques, ainsi qu'une visibilité globale de toutes ces réservations". Pour la pharmacie, cette plateforme a permis d'abandonner la traçabilité manuelle des demandes de prêt, qui étaient assez lourdes et chronophages, et de faire un travail sur les demandes de prêts qui reviennent régulièrement et qui pourraient nécessiter un passage en dépôt permanent.
"Pour la stérilisation, c'est également un outil de pilotage très intéressant car il permet via le tableau de bord d'avoir un visuel de toutes les réservations effectuées par les blocs attachés à la stérilisation centrale", a poursuivi Sophie Kalfon.

Elle a souhaité quelques évolutions sur le tableau de bord comme pouvoir effectuer des tris par des filtres pour catégoriser les demandes et de pouvoir afficher par défaut uniquement les demandes concernant des implants et des ancillaires et pas juste celles qui concernent des implants car cela n'affecte pas la stérilisation mais le secteur DMS de la pharmacie.

Elle a pointé l'impossibilité de modifier une demande faite: il faut l'annuler et la refaire différemment. Il n'y a pas non plus d'export automatique des données. Elle a regretté la numérotation nationale des demandes et l'absence de listes complètes des instruments pour la recomposition.

"C'est un outil commun et transversal de communication en temps réel des différents intervenants impliqués dans le circuit de gestion des prêts. Il est assez ergonomique, simple et plutôt intuitif", a-t-elle résumé. Elle a salué l'accompagnement à la mise en application.

Il permet en outre de faire des demandes même pour des fournisseurs qui ne sont pas encore connectés.

"Cela comble les lacunes d'organisation et de communication des établissements de santé pour la gestion des prêts", a commenté l'interne.

L'équipe souhaite pérenniser l'utilisation de la plateforme aux HCL. Interrogé sur le coût, Stéphane Corvaisier n'a pas souhaité répondre car il a pu négocier un prix particulier étant donné le volume prévu.

L'accès se fait par un abonnement annuel selon le nombre de services hospitaliers. Il faut compter de l'ordre de 10.000 euros par an pour un CH, a précisé à APMnews (site d'information du groupe APM International dont fait partie TecHopital), Pierre Cosson qui a fondé la société Arsenal chirurgical* il y a trois ans, rencontré sur son stand. Ancien responsable commercial chez Johnson & Johnson, il a créé la plateforme en 2016 et l'a lancée en janvier 2018. Sa société est installée à Bordeaux.

Une cinquantaine d'établissements abonnés

Une cinquantaine de fournisseurs sont connectés. La plateforme est gratuite pour eux. La majorité des demandes de réservations touchent l'orthopédie. Dans cette spécialité, la plateforme a une quasi-exhaustivité des fournisseurs. Arsenal chirurgical* a notamment un partenariat avec le leader des prothèses mammaires Sebbin, a détaillé Pierre Cosson.

Arsenal chirurgical* compte 49 établissements de santé utilisateurs de tailles diverses dont 3 CHU, des CH comme celui de Valenciennes, des cliniques dont certaines de petite taille comme celle des Landes ou encore des groupements avec Elsan, et 22.000 réservations ont déjà été faites sur la plateforme. Un CHU fait environ 700 réservations par an, note Pierre Cosson à titre de comparaison. Elle est présentée comme "le premier outil qui permet de réserver 100% des dispositifs chirurgicaux".

Il est déjà possible de catégoriser par indication chirurgicale, a précisé l'industriel. De nouvelles fonctionnalités sont apportées progressivement. Les questions posées lors de la demande sont enrichies pour arriver ensuite à fournir l'équivalent d'une fiche-navette dématérialisée par exemple, a expliqué Pierre Cosson. La fiche-navette des ancillaires, sur papier ou dématérialisée, doit obligatoirement accompagner le matériel pour renseigner le risque par rapport aux agents transmissibles non conventionnels (ATNC) des patients opérés précédemment avec l'ancillaire. Elle spécifie aussi les conditions de stérilisation du matériel, rappelle-t-on.

La société développe une version mobile spécifique pour les chirurgiens. Les derniers développements concernent l'extraction et l'analyse des données issues de la plateforme de manière à aider au pilotage dans les établissements, ajoute Pierre Cosson.

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