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Les recettes d'hôpitaux espagnols pour réduire les coûts administratifs

Recueillir le consentement éclairé des patients sur tablette a permis une économie de 60.000 euros par an sur un établissement
Recueillir le consentement éclairé des patients sur tablette a permis une économie de 60.000 euros par an sur un établissement

PARIS, 12 mai 2014 (Direct Hôpital) – Des hôpitaux de la région de Madrid ont mis en place des services informatiques au ROI (retour sur investissement) très rapide pour remplacer des tâches administratives. La prise de rendez-vous, les rappels par SMS et le recueil du consentement des patients sont concernés.

Réduire les coûts tout en augmentant la qualité des soins : c'est l'obligation dans laquelle se trouvent les hôpitaux européens. "La situation économique des établissements de santé exige que chaque euro dépensé soit justifié", a expliqué Alberto Pardo, directeur de la Fundación Jiménez Díaz à Madrid, lors d'une keynote sur "le coût et les bénéfices du numérique en santé" au salon WoHIT, fin avril à Nice. Cet hôpital appartient au groupe idcSalud, qui possède une trentaine d'établissements dans le pays.
 
idcSalud mène depuis plusieurs années une stratégie volontariste dans le domaine de l'informatique. "Notre méthode consiste à identifier les tâches quotidiennes qui peuvent être automatisées, puis à estimer le coût des solutions disponibles", a-t-il indiqué.
 
Lors de sa présentation, il est revenu sur quatre développements du groupe qui prouvent que "l'informatique n'est pas qu'un coût". 
 
A l'hôpital Sur de Alcorcón (sud de Madrid), la prise de rendez-vous pour des examens complémentaires suite à un rendez-vous médical est informatisée. Après sa consultation, le médecin entre dans un logiciel les examens nécessaires et ceux-ci sont programmés automatiquement sur le premier créneau disponible. "Cela évite au patient d'avoir à faire la queue pour prendre d'autres rendez-vous et le rassure sur la continuité des soins, puisque le médecin lui donne des dates précises", a indiqué Alberto Pardo.
 
Ce nouveau système a surtout permis d'économiser 1.232 heures de secrétariat sur un an, soit une économie de 19.000 euros. Avec un investissement logiciel de 17.000 euros et un coût de maintenance et de fonctionnement de 3.000 euros par an, le développement a été rentable en un peu plus d'un an.
 
La Fundación Jiménez Díaz, à Madrid, dépense de son côté 70.000 euros par an pour envoyer un million de SMS de rappel de rendez-vous. Ils ont permis de faire baisser le nombre de consultations ratées de 7% lorsqu'il s'agissait d'un premier rendez-vous, de 2% pour les rendez-vous suivants. "7 et 2%, cela semble peu, mais sur le nombre de consultations, cela fait de grandes économies", a souligné le directeur. La réduction du nombre de consultations ratées représente sur un an 20.016 heures de temps médical, selon l'hôpital. Soit 706.000 euros d'économies et un ROI de 908,5% la première année.
 
L'hôpital du Roi Juan Carlos de Mostóles a réussi à trouver des économies sur un poste plus original : la signature du document écrit de consentement éclairé par les patients.
 
L'établissement a investi dans 150 tablettes tactiles et dans un logiciel qui relève les données biométriques du patient pour créer une signature unique. "Utiliser le papier requiert 2/3 personnes pour collecter, archiver ou scanner, indexer, retrouver, les documents", écrit l'équipe de l'hôpital dans un livre blanc intitulé Experiences and Metrics for Calculating Return on Investment, publié en septembre dernier. L'hôpital, qui recueille 500 signatures par jour, a dépensé 31.750 euros, pour une économie annuelle de 60.000 euros.
 
Dernier exemple donné par Alberto Pardo : la fin de la nécessité de prise de rendez-vous pour les prises de sang en laboratoire. Lorsqu'une demande est effectuée par un médecin, elle est mémorisée dans le système d'information de l'établissement. Le patient est ensuite libre de se présenter au laboratoire à la date et heure qu'il souhaite. 
 
En arrivant au laboratoire, il doit insérer sa carte d'assuré social dans une borne pour signaler son arrivée, puis patienter avant d'être pris en charge. Là encore, des postes de secrétariat ont été supprimés : 3.600h par an, soit 57.500 euros. L'investissement a été de 38.000 euros, dû pour moitié au matériel (bornes, écrans, etc.) et pour moitié au développement du logiciel. Le coût de maintenance est de 5.000 euros par an.
 
Et, assure le directeur de l'hôpital, "le temps d'attente n'est que de 15 minutes en période de pointe". /mb
 

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