Une question ? Appelez le 01 48 06 54 92

 

TecHopital.com

 

Organisation: une méthode de gestion des documents prisée par les établissements de santé

PARIS, 12 janvier 2015 (Direct Hôpital) – Une méthode d'organisation et de classement développée par une société française permet à tout membre du personnel de retrouver un document papier ou informatique en moins de 30 secondes. Elle est déjà utilisée dans 130 hôpitaux.

Cette méthode inventée par la société SEO (Société européenne d'organisation) vise à "sortir d'une logique individuelle pour entrer dans une logique collective", explique Michel Auché, dirigeant de SEO depuis 2009.
 
Adaptée d'une méthode japonaise, elle vise à élaborer un plan de classement adapté à chaque service, qui permet d'accéder à n'importe quel document, classé par n'importe quelle personne. "La méthode est simple et ne nécessite pas de logiciel supplémentaire: nous utilisons un plan de classement sur Excel", indique Michel Auché. 
 
"Nous définissons les grands pans de l'activité de chaque service et associations un code et une couleur à chaque thème", détaille-t-il. Par exemple, l'administratif peut être considéré comme le "thème 1 (T1)" et associé à la couleur bleue. "Dans ce cas, tous les dossiers administratifs auront un code débutant par T1 et seront dans des pochettes bleues". La méthode couvre à la fois les dossiers papiers et informatisés, ajoute-t-il.
 
SEO est particulièrement sollicitée par le secteur sanitaire et médico-social, souligne son dirigeant. La société a dispensé ses formations dans plus de 130 hôpitaux et 160 instituts de formation aux soins infirmiers (Ifsi). "Le papier est encore beaucoup utilisé dans la fonction publique, alors que le privé privilégie le numérique et a mis en place des outils comme la GED [Gestion électronique des documents, ndlr]", observe-t-il.
 
La société travaille service par service dans les institutions. La formation s'effectue en trois étapes: une préparation, durant laquelle les besoins sont identifiés, une formation sur quelques jours puis une validation à deux ou trois mois. Un référent qualité est aussi identifié pour suivre l'évolution de la transformation.
 
"Ensuite, ça fait boule de neige", se félicite Thierry Auché. Après être intervenue dans l'Ifsi de Saint-Quentin (Aisne), la société a ainsi été chargée de former la direction des soins du centre hospitalier, avant d'être renvoyée vers les cadres supérieurs puis le secrétariat général.
 
"La méthode est salutaire grâce au gain de temps, mais aussi aux économies engendrées", déclare-t-il. La méthode réduit de 80% les masses de documents inutiles et de 50% les photocopies, a calculé l'entreprise.
 
SEO étant un organisme de formation agréé, "les établissements mettent en général nos services à leur plan de formation, financé par les OPCA (organismes paritaires collecteurs agréés )", précise le dirigeant.
 
mb/ab

Partagez cet article

Il n'y a pas encore de commentaire sur cette publication.
Soyez le premier à réagir

Pour commenter cet article identifiez-vous ou enregistrez-vous si vous ne l'avez pas encore fait
Les offres
Agenda