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Pour améliorer la logistique des établissements de santé, l'informatisation est incontournable (Anap)

PARIS, 16 mars 2020 (TecHopital) - L'Agence nationale d'appui à la performance des établissements de santé et médico-sociaux (Anap) a publié le 10 mars le retour d'expérience de 6 établissements de santé et médico-sociaux, cliniques et GHT ayant décidé d'informatiser leur chaine logistique.

Dans les établissements publics de santé, le coût de fonctionnement des services centraux d’approvisionnement s’élève à plus de 1 milliard d’euros, fait remarquer l'Anap dans ce document de 47 pages.

La fonction approvisionnement central emploie près de 18.500 personnes dans les hôpitaux, dont plus d’un tiers dans les PUI, ce qui représente 2% des effectifs de la structure, indique l'Anap dans ce document sur la logistique hospitalière.

"ll est utile aujourd’hui de repenser la logistique hospitalière dans une logique d’amélioration de la qualité des soins, des conditions de travail des personnels et d’efficience, dans un contexte budgétaire tendu", expose l'agence.

Ainsi, pour optimiser les coûts de la logistique, la direction générale de l'offre de soins (DGOS) recommande de rationaliser les moyens de stockage (limitation et/ou spécialisation des entrepôts de groupement hospitalier de territoire, GHT) et d'optimiser les circuits de distribution au sein des GHT et vis-à-vis des fournisseurs (limitation du nombre de points de livraison et de collecte).

Elle constate également que "les établissements n’ont que rarement mis en œuvre des projets d’optimisation de la logistique, en particulier par son informatisation complète".

Des organisations de type "industrielles" ont été déployées dans certains établissements qui leur ont permis d'optimiser le niveau de stocks, d'améliorer la qualité du service rendu, de générer de économies et de dégager du temps de soignants mais pour y parvenir, la mise en place d'un "SI logistique cohérent est incontournable", notent les auteurs.

Les projets d’informatisation de la fonction logistique "sont de véritables projets de transformation stratégiques", écrit l'Anap. Ils s’inscrivent dans la durée compte tenu de l’importance des changements à opérer pour passer d’une gestion de la logistique en silo à une gestion transversale. Ils nécessitent un engagement fort et pérenne de la direction générale, convaincue de l’intérêt de rendre plus efficiente cette fonction."

C’est pourquoi l’Anap a regroupé les retours d'expérience de 6 établissements d’activités, de taille et de régions différentes. Dans cette compilation, l'Anap s’intéresse à tous les flux logistiques, consommables et matériels médicaux en lien avec l’usager. Le transport des usagers et des professionnels a été exclu du périmètre.

Quel système d'information pour la logistique?

Selon une enquête réalisée auprès de 26 établissements de santé, 6% d'entre eux fonctionnent en plein-vide ou recomplètent. La moitié des établissements est équipée d'un logiciel de gestion des entrepôts et des stocks (warehouse management system).

L’utilisation d’un outil informatique approprié permet d’optimiser la réception, l’entreposage (mise en stock avec optimisation des emplacements), la préparation des commandes, la gestion de stock, l’expédition, l’inventaire et la maîtrise des volumes.

Les retours d’expérience mettent en évidence la complexité des projets logistiques. Une partie des difficultés provient du fait que les circuits logistiques des établissements de santé sont encore souvent sous des responsabilités fonctionnelles et hiérarchiques différentes. Chaque intervenant n’a qu’une vision parcellaire qui correspond à son champ d’activité.

La logistique hospitalière dans sa configuration actuelle arrive à un tournant compte tenu de la transformation des prises en charge avec des durées d’hospitalisation plus courtes et le développement des alternatives à l’hospitalisation complète qui nécessite anticipation et réactivité; la mise en place des GHT avec la mutualisation des fonctions supports transverses.

L'exemple du CH Alpes-Isère (CHAI)

L'Anap cite ensuite l'exemple du centre hospitalier Alpes-Isère (CHAI), spécialisé en santé mentale, qui mène actuellement une expérience en ouvrant "une réflexion innovante visant à mutualiser et mieux organiser ses flux logistiques en y intégrant une réflexion sur les transports des personnes".

Dans cet établissement, des zones logistiques ont été créées à l’arrière des bâtiments, comportant des magasins logistiques déportés accessibles par lecteur de badges. Ces magasins logistiques sont des "sous-magasins" du magasin central et comportent des sous-stocks sur étagères codées barrées des produits hôteliers et pharmaceutiques nécessaires au fonctionnement des unités de soins.

Ils sont gérés et alimentés directement par des référents hôteliers dépendant du secteur logistique. Un système de plein-vide classique de pharmacie a été également mis en place au sein des unités de soins et est géré de la même manière par les préparateurs en pharmacie.

Ainsi, l’établissement a choisi de décharger les soignants des commandes et des gestions de stock pour les recentrer sur leur cœur de métier. Ce nouveau fonctionnement, mis en place depuis 2016, au fur et à mesure des constructions de bâtiments neufs est très apprécié des soignants.

Mais le CH estime que les flux logistiques ne sont pas complètement optimisés en raison notamment des organisations en silos, des habitudes de fonctionnement de certains acteurs, d’un partage d’informations perfectible entre les services (magasins, bureau des entrées, etc.).

Fin 2018, il a donc choisi d’innover sur la fonction transport et sur les flux logistiques en engageant une mise à plat des fonctionnements et une étude d’opportunité sur la mutualisation de la fonction transport.

Dans ce contexte, le CHAI souhaite optimiser la fonction transports et mettre en place un service de transports à régulation unique pour rendre plus efficients les déplacements intra et extra-muros et transporter davantage de personnes, biens et matières.

Les enseignements tirés par l'Anap

A partir des différents retours d'expérience, l'agence a ainsi pu constater que la rationalisation du SI logistique est une question actuelle pour les établissements. "Si la tendance semble être à la mise en place d’outils transverses couvrant un large périmètre logistique, les DSI attirent l’attention sur les points suivants":

  • les bénéfices quantitatifs sont souvent difficiles à objectiver, faute d’avoir défini et valorisé des indicateurs avant le lancement du projet
  • certaines structures présentent des spécificités difficilement couvertes par les éditeurs de solutions SI logistiques, en raison notamment de la taille du marché (ex: hospitalisation à domicile)
  • le type de projet nécessite la mise en place de référentiels uniques, condition sine qua non de la réussite de ce projet
  • les problèmes d’intégration et d’interopérabilité restent difficiles à résoudre par les éditeurs et les établissements.

Informatiser la chaîne logistique, janvier 2020

gdl/nc

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