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Sérialisation du médicament: la charge de travail pour les pharmacies hospitalières estimée à 5 heures par jour

Illustration Fotolia sérialisation
Illustration Fotolia sérialisation

(Par Sylvie LAPOSTOLLE, à Hopipharm)

MARSEILLE, 21 mai 2019 (TecHopital) - La charge de travail ajoutée par l'activité de sérialisation du médicament est estimée à environ 5 heures par jour pour les pharmacies hospitalières, selon deux études présentées le 16 mai à Marseille lors du congrès Hopipharm du Syndicat national des pharmaciens des établissements publics de santé (Synprefh).

Depuis le 9 février, la sérialisation, système européen d’authentification du médicament, est entrée en vigueur en France pour lutter contre les contrefaçons et les falsifications. Elle consiste à intégrer sur chaque boîte un dispositif d’inviolabilité, ainsi qu’un identifiant unique contenu dans le datamatrix, rappelle-t-on.

Le respect de cette nouvelle obligation ajoute une activité nouvelle pour les pharmacies à usage intérieur (PUI) des établissements de santé. Deux équipes ont présenté le 16 mai un travail d'estimation du temps supplémentaire nécessaire pour assurer cette nouvelle activité.

Les personnes autorisées ou habilitées à délivrer des médicaments doivent procéder au décommissionnement, c'est-à-dire scanner un code bidimensionnel (appelé datamatrix) sur chaque boîte, pour vérifier la présence de l'identifiant unique dans une base de données nationale puis européenne et le désactiver.

Au CHU de Tours, deux circuits ont été identifiés à la réception: le scannage des boîtes par les automates de délivrance globale et le scannage manuel par les agents, a rapporté Samuel Boucher, actuellement interne au centre hospitalier (CH) d'Angoulême, mais qui a mené cette étude quand il était à Tours.

Manuellement, le temps nécessaire pour scanner et contrôler le dispositif anti-effraction a été évalué à 15 secondes par boîte. A raison de 850 boîtes (hors solutés) réceptionnées chaque jour, cela fait un total de 3h30 par jour.

Pour les automates, le temps moyen nécessaire pour contrôler le dispositif anti-effraction sur chaque boîte déposée sur le tapis a été estimé à 3 secondes par boîte. Les automates reçoivent 2.250 boîtes quotidiennement, soit un total de 2 heures par jour.

Le temps nécessaire pour cette nouvelle activité est supérieur à 3h30, plus 2h pour contrôler les boîtes destinées aux automates, soit 5h30 pour l'ensemble et il faut ajouter du temps pour contrôler l'exhaustivité de la désactivation des codes attribués à l'hôpital sur le serveur MVO et pour traiter les éventuelles non-conformités, a indiqué Samuel Boucher.

"La sérialisation va modifier l'activité de réception nécessitant un renfort en personnel et/ou une réorganisation des postes. On attend beaucoup des codes agrégés consolidés ou du contrôle par échantillonnage" pour réduire cette charge de travail, a-t-il commenté. Il n'a pas pu préciser si des postes supplémentaires avaient été obtenus.

Un ETP supplémentaire obtenu à Valenciennes

De même, la charge de travail supplémentaire à la réception a été évaluée en amont de l'entrée en vigueur de cette nouvelle obligation au CH de Valenciennes.

Le nombre de boîtes réceptionnées par jour au sein de l'hôpital a été calculé à partir du logiciel de gestion de stock (Copilote*) puis un audit des pratiques a été effectué sur deux jours pour identifier les différentes configurations de mise en carton rencontrées et leurs proportions. Pour chaque configuration, le temps supplémentaire par boîte a été calculé en chronométrant, a décrit Aline Rousselle, pharmacienne au CH de Valenciennes.

La charge de réception est d'en moyenne 1.984 boîtes par jour avec un maximum à 4.880. Sur les deux jours d'audit, 6.158 boîtes ont été réceptionnées et 4 configurations ont été repérées: pour 45,5% des cartons contenant plusieurs références en vrac, pour 25% des cartons monoréférence avec un code Datamatrix positionné sur le côté de l'étui qui oblige à sortir, pour 22,4% des cartons avec lecture directe sans déballage et 7,1% des cartons emballés d'un film de faredelage qui empêche la lecture.

Ces 4 configurations sont associées à un temps supplémentaire de respectivement 1,29 seconde/boîte, 3,87 s/boîte,1,49 s/boîte et 3,5 s/boîte. Au total, le temps ajouté se situe entre 2h et 5h par jour en extrapolant sur plusieurs mois. Ce temps ne prend pas en compte le temps de connexion au serveur, la prise en charge des anomalies détectées ainsi que le temps de réponse au signal. Les réceptions faites par palettes n'ont pas non plus été prises en considération.

Le service a pu obtenir un ETP (équivalent temps plein) supplémentaire, a précisé Aline Rousselle.

Selon les réactions de la salle et des modérateurs, ce sont surtout les petites structures qui ont avancé sur la mise en place de la sérialisation. Beaucoup attendent les codes agrégés consolidés. Pour beaucoup, cette lutte contre la falsification dont le danger est considéré comme très faible en France n'est pas une priorité.

A l'Assistance publique-hôpitaux de Paris (AP-HP) par exemple, le directeur général, Martin Hirsch, a écrit au ministère pour indiquer qu'il avait d'autres priorités et que son institution attendait le système des codes consolidés et que les laboratoires soient bien prêts sur ces systèmes agrégés pour s'y mettre. La même décision a été prise au CHU de Lille.

sl/ab

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