Une équipe d'infirmiers qui prend son service à 7h30 dans un bloc opératoire, alors que les chirurgiens arrivent à 8h30… Des personnels qui ne disposent pas de la même pause déjeuner dans un service de radiologie… Ces incohérences, Monique Abad, chef de projet RH à l'Agence nationale d'appui à la performance des établissements de santé et médicaux sociaux (Anap), les a rencontrées sur le terrain.
Cette désynchronisation des rythmes de travail augmente les délais d'attente, aggrave le risque de retards et diminue la satisfaction du patient comme du personnel.
L'Anap a donc développé, en partenariat avec dix hôpitaux publics, un outil d'aide à l'optimisation du temps de travail des personnels de santé auprès des patients. Baptisé Ættapes, il est disponible gratuitement en téléchargement sur
le site de l'Anap depuis juin 2012. Depuis janvier, onze hôpitaux bretons et lorrains utilisateurs de l'outil sont accompagnés par l'agence pour définir un plan d'action fondé sur ses résultats. Celui-ci sera mis en œuvre à partir du mois de mai. Les méthodes et outils seront ensuite diffusés au plus grand nombre.
En attendant, les utilisateurs peuvent utiliser le logiciel sans le concours de l'Anap. Conçu de manière intuitive, il permet de réaliser un "autodiagnostic" dans trois domaines : le temps de travail médical, celui des soignants et des secrétariats médicaux et le management transversal, c'est-à-dire la cohérence entre les deux secteurs. Les deux premiers domaines sont analysés en trois étapes: dimensionnement des effectifs et structuration des organisations, organisation technique du temps de travail et pilotage opérationnel du temps de travail.
Ce diagnostic passe par un questionnaire. L'opération dure une heure en moyenne pour une évaluation "essentielle" et trois heures pour une évaluation "avancée". L'outil peut être utilisé sur l'ensemble de l'établissement ou dans les pôles sélectionnés.
Parmi les questions posées : "Des maquettes organisationnelles sont-elles définies dans chaque pôle ou service ?" ; "Les horaires postés et/ou les astreintes sont-ils réactualisés annuellement en fonction de l'activité ?" ; "La politique de remplacement est-elle formalisée ?" ; "Quel est le nombre d'heures supplémentaires par etp rémunérées ?"
Or, cette cohérence est importante pour "augmenter les opérations sans planter le budget, puisqu'on ne peut plus augmenter le personnel", a témoigné Jean-Pierre Glorian, directeur des soins au CH de Remiremont, dans les Vosges (374 lits et places). L'établissement fait partie des onze qui seront suivis jusqu'en décembre par l'Anap.
Ces établissements travaillent notamment sur l'élaboration de trames organisationnelles médicales (TOM), qui permettent d'anticiper les absences médicales et d'assurer une continuité des soins. Et tout le monde est concerné : "l'objectif est que les médecins posent leurs congés au moins trois mois en avance et qu'ils n'annoncent pas leurs absences seulement la veille pour des congrès prévus de longue date", cite pour exemple le responsable.
Cette meilleure organisation est également source d'économies, souligne l'Anap. Elle évite des emplois improductifs et éventuellement les heures supplémentaires et le recours à l'intérim. /mb
