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Whoog : une plateforme pour mieux gérer les remplacements de dernière minute

PARIS, 5 juin 2014 (Direct Hôpital) – La start-up Whoog a mis au point une solution qui permet aux responsables de ressources humaines d'identifier en temps réel les personnes disponibles et compétentes d'une communauté, en cas de besoin de remplacement au pied levé ou d'urgence (type plan blanc).

Cette application a obtenu un trophée de l'innovation lors des Salons de la santé et de l'autonomie, dans la catégorie "Bénéfice organisation des soins sur le territoire".
 
Les quatre fondateurs de Whoog, dont deux anciens de chez Alcatel-Lucent, sont partis du constat que les outils traditionnels de gestion des ressources humaines (planning, réseau d'entreprise, etc.) ne sont pas efficients en cas d'urgence.
 
"Aujourd'hui, un chef d'équipe qui veut remplacer quelqu'un au pied levé doit envoyer des SMS ou appeler une par une les personnes en RTT ou en congé", explique Guerric Faure, cofondateur de Whoog.
 
Whoog évite cette perte de temps en identifiant en temps réel les compétences disponibles. Concrètement, la personne en recherche de personnel lance une demande urgente en sélectionnant les compétences requises (sage-femme, infirmier, etc.), l'heure et le lieu du besoin (en établissement de santé ou au domicile d'un patient en HAD).
 
Le logiciel envoie alors une alerte sur le téléphone des personnes compétences, qui peuvent accepter ou refuser la requête.
 
En cas d'acceptation, un nouveau message est envoyé pour signifier la fin de l'alerte. "Cela évite que des personnes rappellent le chef d'équipe alors qu'un remplaçant a déjà été trouvé, ce qui a tendance à agacer", souligne Guerric Faure.
 
Il est aussi possible de demander plusieurs compétences, par exemple pour constituer une équipe. Dans ce cas, le système poursuit sa recherche jusqu'à ce qu'elle soit complète.
 
L'application fournit aussi un retour statistique sur son utilisation. Il est par exemple possible de repérer les compétences qui font le plus souvent défaut, ou la saisonnalité dans les imprévus. "C'est un retour d'expérience important pour optimiser les ressources humaines à moyen terme", note Guerric Faure.
 
Une option de géolocalisation est disponible, et utile surtout pour les établissements ayant plusieurs sites. Dans ce cas, l'application contacte en priorité les personnels les plus proches, mais sans préciser au demandeur où ils se trouvent, par respect pour la vie privée.
 
Le Pôle santé Saint-Jean (Alpes-Maritimes) est le premier utilisateur du système, avec 500 salariés sur trois sites distincts. Whoog est aussi en phase de déploiement au sein de plusieurs autres établissements. Pour Guerric Faure, l'application peut aussi permettre à plusieurs petits établissements de partager leurs compétences, "mais cela relève d'entente entre les différents hôpitaux".
 
Les établissements payent la licence en fonction du nombre de salariés concernés. "Pour un établissement de 500 salariés, le prix tourne autour de 1000/1200 euros par mois", indique le cofondateur.  /mb
 

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